AKJ får gjort tre ganger så mye med nye digitale verktøy

AKJ er et globalt finansselskap, teknologiselskap og kryptoselskap.

– Vi jobber med digitale eiendeler og mot en digital fremtid. Når det er forretningsmodellen vår, kan ikke det operative henge etter, slår han fast.

Totalt består gruppen, som styres fra New York, London, Malta og Oslo, av om lag 40 selskaper. Det betyr 40 sett med ansatte, regnskapsførere og jurister. Behovet har vært stort for å håndtere den enorme informasjonsmengden som flyter rundt i selskapet.

Hvordan sørge for at alle får den informasjonen de trenger? Hvordan gjøre det helt tydelig hvem som skal gjøre hva og til hvilken tid?

I tett samarbeid med oss i Frend har AKJ nå implementert et nytt digitalt verktøy for prosess-, prosjekt- og oppgavestyring i tillegg til kommunikasjon. De har også fått på plass tydelige retningslinjer om hvordan de skal samhandle og jobbe digitalt.

Resultatene har vært svært gode, ifølge Kvamme Jensen. Verktøyene har forbedret arbeidsforholdene betraktelig, mener han, og serverer oss en fotballmetafor:

– Det handler om hvor du gjør jobben din. Spiller du fotball i skogen, må du drible deg rundt alle trærne. Men hvis du finner deg en nyklipt plen, blir det mye enklere å spille, sier Kvamme Jensen.

En typisk utfordring

Det er Henrik Ruud og Magnus Mysen Holm i Frend som har hatt hovedansvaret for å rådgi AKJ. Henrik kjenner igjen utfordringene deres fra flere andre arbeidsplasser vi har jobbet med.

– AKJ slet med ganske vanlige problemer. De ansatte var overlesset av e-poster, og oppgaver falt mellom to stoler og ble ikke gjort. Mange hadde en hektisk hverdag med mange arbeidsoppgaver. Det gjorde det vanskelig å prioritere, sier han.

Samtidig var informasjonsflyten i selskapet ineffektiv.

– Folk visste ikke alltid hva de skulle gjøre eller når de skulle gjøre det. Det var vanskelig å holde oversikt over fremdriften til prosjektene, sier Henrik.

Løsningen: En digital transformasjon

Nå er situasjonen en helt annen. Noen av av grepene AKJ gjorde for å transformere måten de jobber på, var å lage en samhandlingsstrategi og implementere et nytt verktøy. Strategien gir tydelige retningslinjer på hva som skal gjøres hvor og hvordan. For eksempel sender ikke selskapet lenger Excel-ark, Word-dokumenter og e-post internt.

– Problemet med å sende rundt referater og prosjektplaner på e-post, er at det ikke gir deg statusen dag for dag, forklarer Henrik.

I stedet foregår nå kommunikasjonen i prosjektstyring- og arbeidsstyringsverktøyet Asana. Her er all dialog kontekstbasert og åpen – så lenge oppgavene ikke inneholder sensitive opplysninger.

Kontekstbasert betyr at dialogen er knyttet til et konkret prosjekt eller mindre oppgaver. Åpen betyr at informasjonen er tilgjengelig for alle på arbeidsplassen. Den er også samlet på ett sted, heller enn å være spredt rundt i e-poster, chattekanaler, Excel- og Word-dokumenter.

– Asana har transformert måten AKJ jobber på. Noe av det mest geniale med et godt
verktøy for prosjekt og arbeidsstyring, er at du får den aggregerte oversikten på tvers av prosjekter og oppgaver. Hvis noen huker av en oppgave i to do-listen, får de andre medlemmene beskjed, forklarer Henrik.

Full oversikt – helt enkelt

Hver bruker får en innboks og en samlet to do-liste. Her havner all informasjon som er relevant for dem. Alle oppdateringene i prosjektene og oppgavene de er en del av, finner de her.

– Du får ikke bare oversikt over hva du skal gjøre i dag og de neste dagene. Du får også se hva andre skal gjøre i samme tidsrom.

En rekke rutineoppgaver er blitt automatisert, og behovet for statusmøter er blitt mindre. Siden systemet er så oversiktlig, bruker alle i selskapet mindre tid på å lete etter informasjon.

Henrik legger ikke skjul på at det er krevende å endre måten å jobbe på.

– En av grunnene til AKJ har lykkes så godt, er at de har store digitale ambisjoner. Selskapet ser verdien av å jobbe på en moderne måte og er villige til å investere i det, forteller han.

«En sekretær» som siler ut informasjon

AKJ gjør stadig justeringer i hvordan selskapet benytter seg av Asana, forklarer direktør Kvamme Jensen. Målet er å optimalisere driften ytterligere.

– Prosessen i seg selv er utrolig interessant. For hvert steg vi forbedrer, blir vi mer effektive. Vi limer sammen de beste komponentene, og systemet er så dynamisk at vi enkelt kan bytte ut enkeltdeler, sier han.

Kvamme Jensen anslår at han tilbringer syv timer dagen inne i verktøyet.

– Systemet er den nye sjefen. Det må vi lære oss. Hele greia med samarbeidet mellom man and machine er at maskinene skal legge til rette for at vi får mer tid til å gjøre det vi mennesker er gode på.

For Kvamme Jensens del siler systemet ut informasjonen som er viktig for ham.

– Det fungerer nesten som en sekretær som sørger for at jeg ikke blir overlesset med ting, sier han og utdyper:

– I en Outlook-verden får man kanskje hundre e-poster i innboksen hver dag. Og man må lese alle fordi man ikke nødvendigvis vet hva som er viktig. Nå siler systemet ut de viktigste for meg – kanskje trenger jeg bare å lese de tre-fire viktigste.

Denne saken ble først publisert på nettsidene til DigitalNorway i anledning Effektivisering, et nettkurs som gir deg et overblikk over eksisterende teknologi og hvordan du kan bruke dette for å ta bedre valg for din bedrift.

Les mer om jobben vi gjorde for AKJ her