Microsoft 365 eller Google Workspace? Hva lønner seg for dere?

I denne videoen forklarer Henrik hovedforskjellen mellom Google Workspace og Microsoft 365:

Produktivitetsplattformer er ofte kjernen i en teknologi-rigg og kan være en viktig del av en digital transformasjon eller en muliggjører for andre skybaserte verktøy.

For å svare på hvilken plattform som lønner seg, må vi se på hva som driver lønnsomhet. I norske kunnskapsbedrifter er effektiv arbeidstid en viktig faktor. Nedetid koster skjorta. Om den ene plattformen koster 20 kr mer per i lisens i måneden, har derimot ikke så mye å si.

 Vi anbefaler derfor å velge den plattformen som passer best til måten dere jobber på og som sørger for at ting «bare funker». Når det er sagt, er det ikke noe «fasit» på hvilken plattform som passer for dere.

1. Hvilke behov har bedriften og de ansatte?

Vi opplever ofte at SMBer har de systemene de har «fordi vi alltid har hatt det sånn». Det er gjennomført få kartlegginger og behovsanalyser for å finne ut av:

1) hvilken produktivitetsplattform man skal bruke (Microsoft 365 vs. Google Workspace)

2) hvordan det henger sammen med resten av de digitale verktøyene.

Resultatet blir ofte svært suboptimale løsninger. Vi ser igjen og igjen at det å velge riktig plattform og verktøy lønner seg, men at det må begynne med å forstå bedriftens og ansattes behov. Hvis dere i tillegg forstår samspillet mellom forretning, teknologi og mennesker, er dere på god vei.

2. Avanserte funksjoner vs. sømløst samarbeid og samskriving

Her er det vesentlige forskjeller. Microsoft 365 har mest avanserte funksjoner i for eksempel Outlook, Excel og PowerPoint.

Google Workspace er overlegen når det kommer til brukervennlighet, samarbeid, samskriving, hastighet og integrasjoner mot andre skybaserte verktøy.

Så noen relevante spørsmål blir da fort:

- Hva er viktigst for dere? Raskt og effektivt samarbeid eller avanserte funksjoner?

- Bruker dere den mest avanserte funksjonaliteten i O365 eller holder G Suite sin funksjonalitet?

3. Skybasert eller lokal jobbing?

Skyen har mange fordeler, men er ikke nødvendigvis alltid best.

Skyen lønner seg som regel hvis dere:

- Er mye på farten og trenger mobil tilgang

- Samarbeider på dokumenter (fildeling)

- Samskriver i dokumenter i sanntid

- Jobber en del utenfor kontoret

4. Flere forskjellige verktøy eller alt i ett?

Noen ganger er det riktig å velge «monolitten» – systemet som kan alt. Andre ganger er det bedre å velge 2-4 litt mindre og enkle systemer, og eventuelt integrere systemene om det er behov for det. F.eks. synkronisere kontakt-info mellom systemene.

 Nedenfor ser du illustrasjoner som prøver å forklare forskjellen mellom de to og hvor Microsoft 365 og Google Workspace plasserer seg.

Det er vanskelig å gi én tydelig anbefaling for alle, men vi anbefaler ofte å velge litt mindre komplekse systemer (enn monolitten) og heller enklere systemer som er «best i klassen» innenfor behovet/problemet du prøver å løse. Sørg ihvertfall for at systemet som blir valgt faktisk blir brukt.

5. PC eller Mac?

Om man bruker PC eller Mac er i utgangspunktet ikke det som bør avgjøre hvilken plattform man bør velge, men det bør likevel hensyntas.

 Vår erfaring tilsier at Microsoft 365 på Mac har noen begrensinger i forhold til PC. Dette viser seg i synkronisering av OneDrive og SharePoint, samt funksjoner i skrivebordsprogrammene. Bruker dere PC er det mye enklere og «riktigere» enn hvis dere bruker Mac. G Suite brukt som det er tiltenkt, i skyen, er like uavhengig av maskinvare og operativsystem.

Det finnes ikke et fasitsvar, men dette er de viktigste faktorene dere bør tenke på:

- Mennesker, samhandling og kultur

- Eksterne interessenter

- Monolith vs. microservices

- Fremtidige behov

- Kostnader

- Direkte og indirekte kostnader – total eierkostnad

- Kortsiktig investering vs. langsiktig inntjening

Trenger du sparring eller innspill? Ta kontakt, vi hjelper gjerne!