Tre ting å huske på når du implementerer Microsoft Teams

1. Nytt team, nye Microsoft 365-elementer

Teams er basert på Microsoft 365-grupper som kan bestå av både interne og eksterne brukere. Ved opprettelse av et team vil det også opprettes en Microsoft 365-gruppe og det som hører til. Dette inkluderer blant annet en e-postadresse for gruppen, felles kalender, notatbok og SharePoint-område.

Derfor anbefaler vi at det legges en plan for hvordan Teams skal bygges opp heller enn å bare sette i gang. La de ansvarlige for implementeringen stå for oppsettet, helst sammen med de som kjenner mappe- og områdestrukturen i Sharepoint. Det bør vurderes er om det er riktig å opprette et nytt team, eller om det holder med en ny kanal med bestemte personer i et eksisterende team.

Når du sletter et Team slettes også tilhørende 365-elementer.

I denne videoen forklarer Magnus hvordan SharePoint og Teams henger sammen:

2. Definere tilganger

Det finnes mange muligheter for hva som kan gjøres tilgjengelig gjennom et team. Dette kan være tilgang til Microsofts egne applikasjoner som SharePoint, Planner og OneNote, eller eksterne applikasjoner som Asana, Youtube og Intercom. Hva som er tilgjengelig kan konfigureres direkte i Teams-applikasjonen, og ethvert team kan ha sitt egne individuelle sett av tilgjengelige applikasjoner.

3. Administrator og gjest

Som standardinnstilling har alle brukere i Microsoft 365 tilgang til å opprette og slette teams, medlemmer, kanaler inne i teams og applikasjoner. Dersom dere er en virksomhet med flere enn 2-3 ansatte er det viktig å endre disse innstillingene slik at ikke alle kan “gjøre som de vil”, og at man holder kontroll over områder som opprettes. Vi erfarer at med for mange med administrasjonsrettigheter kan overflødige funksjoner bli lagt til og kritiske funksjoner kan bli fjernet ved en feiltagelse.

Har dere behov for at gjester (eksterne brukere utenfor deres domene) trenger tilgang til et Team må dette aktiveres og konfigureres. Flere aspekter må tenkes på; hvem kan invitere gjester, kan gjester invitere andre gjester og hvilke ressurser en gjest har tilgang til?

Innstillinger for rettigheter finner du i administrasjonspanelet til Microsoft 365 og Teams. Her er det lett å trå feil, så vi anbefaler at det gjøres av en person med kjennskap til administrasjonspanelet.