Frends innsiktsprosjekt hos Mustad Eiendom tydeliggjorde et behov for et system som ivaretar digitale verdier, sikrer sporbarhet og tilrettelegger for god prosjektgjennomføring. Systemene måtte også effektivisere interne prosesser og være brukervennlig i en hektisk arbeidshverdag. For å møte disse behovene, falt valget på en sammensetning av blant annet Microsoft 365, Transform Data Solutions, Salesforce og Qwickr – en verktøyrigg som til sammen vil utgjøre en solid grunnmur for forvaltning av Mustads digitale verdier. 

Teknisk løsning tilpasset varierte og faktiske behov

Mustad består av flere avdelinger som er ansvarlige for svært ulike deler av det å forvalte og utvikle eiendom. Dette gjorde at vi i Frend var avhengige av å kartlegge og definere hver enkelt avdelings prosesser og arbeidsmetoder, for å kunne utvikle en teknisk arkitektur som ville løse variasjonen i behov.

For å få til dette jobbet vi tett med et en superbrukergruppe for å identifisere og visualisere sentrale kjerneprosesser, som ville legge føringer for det teknsike oppsettet. Deltakerne i denne prosjektgruppen bestod av ansatte fra ulike avdelinger, med ansvar for forskjellige prosesser. På denne måten fikk vi de beste forutsetningene for å få kjennskap til både individuelle og organisatoriske behov.

Involvering av ansatte skapte bedre forutsetninger

Å involvere ansatte og ledere i denne fasen skaper bedre forutsetninger for riktigere og mer langsiktige løsninger, da det i større grad gir eierskap til endringen og sikrer at den speiler måten organisasjonen ønsker jobbe på.

I denne fasen jobbet vi med alt fra å definere hva slags prosjekttyper som måtte inkluderes i Salesforce, til hvordan strukturen i de automatisk genererte Teamene skulle se ut. Dette inkluderte å involvere de ansatte i å lage maler for mappestrukturer og planer i Planner som støtter opp under gjennomføring av prosjekter slik at systemene ble tilpasset måten de jobber på. I tillegg jobbet vi tett med Transform Data Solutions, slik at vi fikk god veilledning på hvilke tekniske muligheter vi hadde, og ikke hadde. 

All erfaring tilsier at uansett hvor god en digital løsning er, så er den verdiløs om det ikke brukes nok og riktig. Dermed er det å sette opp verktøyene på en god måte, som støtter hverdagens små og store gjøremål, helt avgjørende. Å lykkes med teknologiske løsninger handler like mye om menneskene som skal bruke dem og organisasjonen det skal brukes i, som selve teknologien isolert sett.

En bærekraftig teknisk løsning med riktig innsikt

Det å investere tid og ressurser i forståelse for hvordan organisasjonen jobber, og ønsker å jobbe, er helt nødvendig for å kunne utvikle en bærekraftig teknisk arkitektur. Om nye tekniske løsninger ikke er bygget for måten organisasjonen skal jobbe på, vil det skape frustrasjon og i verste fall øke motstand mot endring. I Mustads tilfelle skulle de ta i bruk nye verktøy, i kombinasjon med eksisterende verktøy. Dette krevde endring i allerede etablerte vaner og arbeidsmetoder. For å lykkes med dette må en både ta hensyn til hvordan de ansatte jobber fra før og hvordan de nye verktøyene skal brukes.

For Mustad ble det viktig å videreføre det som fungerte bra, og eliminere alt annet. For å oppnå dette, jobbet vi tett med prosjektgruppen. Essensen her er at de ansatte kjenner organisasjonen, mens vi i Frend kjenner mulighetene i verktøyet. Dialog og ærlige tilbakemeldingsrunder ble nøkkelen, og sammen fikk vi satt opp en arkitektur som både var teknisk gjennomførbar og som var realistisk å ta i bruk i en ellers hektisk arbeidshverdag.

Opplæring og kontinuerlige justereringer etter behov

Når den tekniske arkitekturen var landet og satt opp, gjennomførte Frend opplæring av alle ansatte som skulle ta i bruk de nye løsningene. Denne ble gjennomført i mindre grupper, slik at hver enkelt fikk tid og mulighet til å stille spørsmål, prøve og feile. Her fikk også de ansatte som ikke hadde vært med på utvikling av løsningen, anledning til å komme med innspill og ønsker til justering.

En viktig del av å lykkes med implementering, og sikre bruk av nye verktøy, er å være dynamiske og åpne for at det er behov for å gjøre justeringer og optimalisere etterhvert som flere tar det i bruk. I Frend er vi derfor opptatt av å kommunisere til organisasjonen at det første oppsettet skal være en grunnmur og et utgangspunkt, men at tilpasninger vil være helt nødvendig etterhvert som man blir kjent med mulighetene i verktøyet og hva de kan og ikke kan løse.

I etterkant av opplæringene har vi derfor gjennomført workshops på avdelingsnivå for å få tilbakemeldinger, gjøre justeringer og redusere eventuelle frustrasjoner. På denne måten sikrer vi at overgangen til ny løsning går smidigere, samt reduserer hindringer som vil kunne øke motstand mot endring. 

— Frend har vært en god «venn» og rådgiver i å hjelpe oss med å få en mer strukturert hverdag. Mustad Eiendom har en svært kompleks og bred organisasjon med få ansatte, men med mange eksterne rådgivere. Vi har lenge slitt med samhandling, arkivering og har brukt for lang tid på å finne fram. Avdelinger har jobbet silobasert og det har også vært vanskelig å vite hva andre driver med.

Frend har gjennomført en grundig kartlegging av oss som organisasjon og våre arbeidsprosesser, og basert på dette gitt oss klare råd om verktøy. Dette har de hjulpet oss med å implementere på en utmerket måte. Jeg vil spesielt trekke fram menneskene hos Frend, de er flinke, tålmodige og tilpasser seg oss i en svært hektisk hverdag. Anbefaler Frend på det sterkeste. Sier Arnstein Stamnes, Direktør Eiendomsdrift i Mustad Eiendom, om samarbeidet og prosjektet.

I videoen under kan du høre Lucas, konsulent i Frend, fortelle om prosjektet.

Om kunden

Familieeide Mustad Eiendom har røtter i Lilleaker i Oslo som strekker seg helt tilbake til 1875. Selskapet, som blant annet eier kjøpesenteret CC Vest, driver med utvikling og forvaltning av boligprosjekter og næringslokaler på Lilleaker.