70% av digitaliseringsprosesser feiler – slik snur du trenden

1. Spør deg selv og de ansatte om hvilke behov dere har

Å gjennomføre en digitaliseringsprosess fordi «alle andre gjør det» er ikke godt nok, og det som fungerer for naboen fungerer ikke nødvendigvis for dere. Derfor er første bud å definere hva forretningsbehovet er og konkretisere hvilke utfordringer dere skal løse. Hvorfor skal dere gjennomføre en digitaliseringsprosess? Husk å involvere de ansatte, ettersom det er de som kjenner de daglige utfordringene i organisasjonen best. 

2. Etabler en prosjektgruppe med ulike superbrukere

For å få til en endring som varer, er vi avhengige av å ha et team utover ledergruppen som bidrar til å drive prosessen fremover. Dette teamet bør involveres ved valg og oppsett av løsning, samt få detaljert kjennskap til verktøyene slik at de kan bistå til videreutvikling internt. 

Superbrukere er ofte de med tyngst teknisk kompetanse i organisasjonen. Vår erfaring er at dette kan skape uro og unødvendig motstand da flertalle ikke har tilsvarende digitale forståelse, og dermed ikke vil kunne identifisere seg med superbrukerne. Vår anbefaling er derfor å sette sammen en prosjektgruppe som speiler organisasjonens digitale kompetanse – på godt og vondt. 

3. Lag en uttalt visjon for den nye arbeidshverdagen

Endringsprosesser er krevende. Det kan resultere i uro og motstand, og for enkelte kan det medføre utrygghet knyttet til egen rolle. For å forhindre dette, er det viktig at prosessen og den nye arbeidshverdagen gjøres så forutsigbar som mulig. Involver superbrukerne i å identifisere elementer som skaper usikkerhet, og sørg for å svare ut disse. 

Ledelsen har et ansvar for å kommunisere et ærlig bilde av hvordan prosessen og den nye arbeidshverdagen vil bli. Dette skaper tillit og forutsigbarhet, og ruster de ansatte for endringene. Vær tydelig på hva som vil bli bedre på sikt, uten å undergrave de utfordringene dere vil kunne møte på veien dit. 

Kilder: McKinsey, McKinsey

4. Involver de ansatte og bruk tid på å skreddersy nye systemer til eksisterende prosesser

Ifølge McKinsey rapporterer kun 16% av ansatte om økt produktivitet etter en gjennomført digitaliseringsprosess. For å øke dette tallet, må vi tilrettelegge for rask vinning for de ansatte, samt redusere potensielle hindringer og fallgruver. Dette gjøres ved å sette opp systemene på en måte som speiler dagens arbeids- og informasjonsflyt i organisasjonen, før de ansatte tar det i bruk. 

Ved å bruke tid på å sette opp nye systemer på en måte som reflekterer organisasjonens eksisterende prosesser og arkitektur, vil det være enklere for de ansatte å ta det i bruk. Dette øker forståelse for hvordan de nye løsningene støtter eksisterende arbeidsoppgaver. Systemene settes opp på en måte som tilrettelegger for ønskede og fremtidige måter å arbeide på, men dette krever en mer omfattende omstilling hos de ansatte, og vil kreve både mer involvering og mer tid fra organisasjonen.  

5. Skap en kultur for å prøve og feile

Digitalisering er en kontinuerlig prosess. Etabler trygghet og tillit til at det er lov til å prøve og feile, slik at de ansatte ikke blir redde for å prøve seg frem. Vi vil heller at de ansatte tester systemene, men bruker de feil i startfasen, enn at de ikke bruker dem i det hele tatt. 

Trenger du hjelp med digitalisering?

Forespør en gratis workshop ved å fylle ut skjema under.