Bedre samarbeid i SharePoint og Teams med Frend Meta

SharePoint og Teams løser store deler av behovet, men det blir fort kaos med mange teams, kanaler, områder og mapper. Derfor har vi utviklet Frend Meta — et verktøy som muliggjør: 

• Enkel oversikt og navigasjon over alle team i organisasjonen

• Automatisk tagging av metadata på filer og mapper for bedre struktur og søkbarhet

• Automatisk generering av team (mappestruktur, planner, kanaler o.l)  basert på predefinerte maler — perfekt for gjentagende prosesser 

Etter å ha hjulpet flere hundre bedrifter med SharePoint og Teams, ser vi fire utfordringer som går igjen. 

1. For stor fleksibilitet
Som standard har alle ansatte mulighet til å opprette et team. Når det opprettes et team i Teams, blir det automatisk opprettet et område i SharePoint. Dette endrer filstrukturen til organisasjonen, og gjør det vanskelig å holde kontroll på alle filer og mapper

2. Vanskelig å holde oversikt over team og områder
Når det opprettes nye team for gjentagende prosesser og prosjekter blir det fort vanskelig å vite hvilke team som faktisk er i bruk. Spesielt hvis struktur og navngivning er lik. 

3. Usikkerhet knyttet til  tilgangsstyring, governance og sikkerhet 
Med mange team og områder, desto vanskeligere er det å holde oversikt over hvem som har tilgang til hva. Dette påvirker IT-sikkerheten i negativ retning. 

4. Tungvint og vanskelig å tagge data
SharePoint er et av få verktøy som muliggjør tagging av metadata på filer, områder o.l. Dessverre er prosessen manuell, og så tidkrevende og komplisert at de fleste ikke gidder. Dette går ut over både sporbarhet og søkbarhet i filer og annen informasjon.

Alle de ovennevnte utfordringene løses med vår egenutviklede applikasjon Frend Meta. Her får du funksjoner for:

1. Opprettelse av Team basert på predefinerte maler

• Standardisert mappestruktur i SharePoint og Teams

• Pre-definerte Planner maler

• Pre-definerte kanaler og faner i tilhørende kanaler

2. Automatisk tagging av filer og mapper basert på metadata: 

• Fra CRM, ERP eller sakssystem

• Fra felter fylt ut ved opprettelse av prosjekt

3. Oversikt over alle prosjekter/team,

• Inkludert prosjekttype og status direkte fra Teams

4. Drag-and-drop arkivering av e-post med automatisk tagging

Trenger du hjelp med SharePoint og Teams?

Forespør en gratis workshop ved å fylle ut skjema under.