Prosjektstyring og arbeidsstyring: Derfor må du vite forskjellen

«Men vi jobber ikke prosjektbasert!». Det er en typisk innvending når det er snakk om å innføre et digitalt verktøy som Asana, Monday eller Wrike i et team eller en virksomhet.

For hva skal du med et prosjektstyringsverktøy, når prosjekter ikke er det du styrer med?

Saken er at prosjektstyring-merkelappen, som henger igjen for disse verktøyene, er misvisende. Det mener Celine Solheim, konsulent i Frend.

Prosjektstyring vs. arbeidsstyring

Så hva er forskjellen mellom prosjektstyring og arbeidsstyring?

Rene prosjektstyringsverktøy finnes selvsagt også. Fremdrift er et nøkkelord for disse. Verktøyene er ofte lagt opp rundt lister, tidslinjer og Gantt-diagram – en form for søylediagram som viser fremdriften i et prosjekt, med delmål langs én akse og en tidslinje langs den andre. Det gir et tydelig bilde av hva som skal gjøres når, og hva som bør være ferdig før det neste kan begynne.

Et godt arbeidsstyringsverktøy kan også gjøre dette. Forskjellen er at dette ikke er selve kjernen i verktøyet – det er bare én av mange muligheter. Kanskje vil du aldri benytte akkurat disse funksjonene i det hele tatt.

– Der et rent prosjektstyringsverktøy er nettopp prosjektbasert, blir et arbeidsstyringsverktøy på en helt annen måte en erstatning for andre arbeidsprosesser. Det setter i mye større grad rammene for hvordan alle i bedriften faktisk jobber sammen, sier Solheim.

Verktøy som de nevnte Asana, Monday og Wrike er eksempler på dette.
Vi kaller dem verktøy, men her får du egentlig en hel verktøykasse – med massevis av funksjoner og valgmuligheter innen oppgavehåndtering, ressursallokering, prosesshåndtering, prosjektstyring og kommunikasjon. Ulike virksomheter og team kan finne ulike måter å ta dem i bruk.

– Det kan brukes for eksempel til å jobbe med kontinuerlig prosesser, å følge opp gjøremål, å samarbeide på tvers av team og å ha oversiktlig kommunikasjon knyttet til konkrete oppgaver. Det er mye enklere å organisere dette med et arbeidsstyringsverktøy – i stedet for å bruke e-post og Excel, som mange dessverre fortsatt sverger til, sier Solheim, og fortsetter:

– Mange som gjør det «på gamlemåten» vil kjenne seg igjen i at de ender opp med lange e-posttråder som folk faller inn og ut av, duplikater av filer og fragmentert informasjon. Det blir det slutt på med et arbeidsstyringsverktøy – der du til enhver tid vil finne riktig informasjon og blir varslet når det skjer noe du må følge opp.

Hva kjennetegner et arbeidsstyringsverktøy?

Et arbeidsstyringsverktøy kan altså gjøre det samme som et verktøy for oppgavehåndtering eller prosjektstyring – selv om noen av de sistnevnte selvsagt kan ha nisjefunksjonalitet som gjør dem mer egnet til helt bestemte prosjekter.

Altså: Hvis ren prosjektstyring faktisk er det du er ute etter, kan også et rendyrket prosjektverktøy være det beste valget.

Et arbeidsstyringsverktøy er mer egnet for de som vil ha en overordnet plattform for å samle arbeidet sitt. Fremfor alt skiller disse verktøyene seg ut i at de er bedre på kommunikasjon.

– Når du som er leder kanskje håndterer flere ulike prosjekter og kontinuerlige prosesser, må du kunne se det store bildet og gi overordnede statusoppdateringer. Samtidig må du kunne dykke ned i detaljene, delegere oppgaver og følge opp om ting er gjort – enten på prosjekt eller utenom, sier Solheim og fortsetter:

– Når kommunikasjonen settes i kontekst og knyttes til konkrete prosjekter og oppgaver, får en kontroll på både det store bildet og detaljene – uten at det noen gang blir rotete og uoversiktlig.

Foruten kommunikasjon, gir verktøyene mange valg og tilpasningsmuligheter innen alt fra visninger til automatisering.

For eksempel kan en jobbe med kalendervisninger, lister, tidslinjer og «kanban» – altså tavler der en kan dra og slippe oppgaver i ulike stolper, som er kjernefunksjonaliteten i et verktøy som Trello.

Automatisering kan på sin side innebære alt fra rapporter som genereres ved hjelp av kunstig intelligens, til å sette opp funksjoner som at én ting (en oppgave merkes som fullført) vil trigge noe annet (neste oppgave blir automatisk delegert).

– Det tilrettelegger for både veldig ulike og ikke minst smarte måter å jobbe på, sier Solheim.

Kan gi effektivisering i alle typer virksomheter

Alle typer virksomheter kan effektivisere gjennom å ta i bruk slike verktøy for arbeidsstyring, mener Solheim. Å slutte å kalle det prosjektstyring, er et skritt i riktig retning for å få flere til å ta dem i bruk.

– Begrepsforvirringen gir feil forventninger til hva du får med verktøyene, og hvem som kan nyttiggjøre seg av dem, sier Solheim, og fortsetter:

– De som taper på misforståelsen, er de virksomhetene og teamene som velger å ikke ta verktøyene i bruk – og dermed taper produktivitet.