Den siste brikken i en helhetlig teknologirigg

Frend har hjulpet Mustad med implementering av ny arkiveringsløsning, samt overgang fra servere til SharePoint og Teams. I forlengelsen av denne overgangen hadde de behov for en plattform som samler viktig informasjon fra de ulike systemene, og tilrettelegger for effektiv felles kommunikasjon. 

Ettersom Mustad bruker SharePoint for dokumenthåndtering, og Teams for prosjektstyring, ble intranett i SharePoint et naturlig valg. Å samle alt i en plattform forenkler navigering, samt at det øker forståelse og bevissthet rundt hvordan de ulike verktøyene henger sammen. Ved å utnytte mulighetene i eksisterende verktøy sikrer vi effektiv informasjonsflyt og minimerer kostnader.  

Intranett i tråd med organisasjonens behov

For Mustad, som de fleste andre, var det viktig at intranettet ikke ble “enda” et verktøy, men en ressurs for de ansatte. Å få til dette kan være krevende, men verdien av å lykkes er stor! I Frend har vi god erfaring med å utarbeide intranettløsninger som faktisk brukes. 

Innledningsvis er det viktig å definere hvilke behov intranettet skal løse, samt hvilken informasjon som skal kommuniseres. Vi gjennomførte derfor en workshop med en prosjektgruppe i Mustad for å definere både type informasjon og format. Denne prosjektgruppen bestod av interne superbrukere for ulike systemer, som til sammen har kjennskap til alle selskapets systemer og kjerneprosesser, og med dette informasjonsbehovet i organisasjonen. 

Basert på denne innsikten satt vi opp et forslag til løsning, som vi tilpasset og justerte sammen prosjektgruppen. Her er vår erfaring at det er viktig at prosjektgruppen får kjennskap til hvilke muligheter de har, slik at de kan gjøre informerte valg av løsninger. Derfor kjørte vi flere felles evalueringsrunder, både for å gi prosjektgruppen nødvendig kompetanse og for å sikre brukervennlighet. 

For mange er intranettet det digitale samlingspunktet i organisasjonen. Vår anbefaling er derfor å bruke litt tid på å tilpasse det i tråd med selskapets visuelle identitet og profil. For å sikre dette hos Mustad jobbet vi tett med markedsavdelingen, som bidro med nødvendige ressurser for å lage et intranett som samsvarer med Mustads profil.

Et oppdatert intranett — både nå og i fremtiden 

På lik linje som andre digitale løsninger, må også intranettet oppdateres, være relevant og utvikles i tråd med organisasjonens behov. Dette inkluderer å sørge for at informasjonen og innholdet som ligger der er riktig og relevant. For å sikre at dette blir gjort, er vår anbefaling å definere en eller flere ansatte som har ansvar for å oppdatere og vedlikeholde intranettet. Dette fordrer også at de ansvarlige har nødvendig kompetanse og innsikt.

I Mustad gjennomførte vi derfor en superbruker-opplæring av de ansatte, som vil ha ansvar for vedlikehold av intranettet. Dermed sikrer vi at de er trygge på løsningen og hvilke muligheter de har, og at de har nødvendig kompetanse internt til å bruke det på en lønnsom måte. 

Mustad er sikret et effektivt, informativt og intuitivt intranett - både nå, og i fremtiden.