Fra filserver til fremtidsrettet plattform

Da Torbjørn Smidt startet som direktør for digitalisering og innovasjon i Lovisenberg for 2 år siden, var flere av virksomhetene fortsatt avhengig av tradisjonelle filservere. Selv om strukturen var god, var samhandlingen tyngre.

– Vi hadde god struktur på filserveren, men samhandlingen ble mye fattigere. I tillegg var det en del som ikke lå på filserveren, men i mailbokser og personlige områder, forteller han.

Lovisenberg er en kompleks organisasjon organisert som konsern med underliggende virksomheter. Med et morselskap som leverer støttefunksjoner og virksomheter innen helse, omsorg og utdanning, var behovet stort for bedre samhandling.

Skreddersydd løsning med Frend

Vi startet med grundig kartlegging. Hvem trenger hva? Hvordan jobber de ulike gruppene? Ved å bruke Frends rammeverk for beste praksis i Microsoft 365, identifiserte vi utfordringer og utviklet løsninger tilpasset Lovisenberg sin komplekse struktur.

Magnus Mysen Holm, leder for Digital Workplace i Frend, forklarer tilnærmingen:

– For oss handlet dette om å forstå hvordan folk faktisk jobber. Fra administrative funksjoner som jobber foran PC hele dagen, til sykepleiere og leger som hovedsakelig jobber med pasienter. Hver gruppe trengte sin tilpassede løsning og opplæring.

– Frend har ikke bare flinke folk, det er et fagmiljø som kan dette til fingerspissene. Når vi har spørsmål, vet vi at vi får råd som er gjennomtenkte og oppdaterte, sier Torbjørn.

Se panelsamtale fra seminaret “Kaos til kontroll i Sharepoint og Teams”, hvor Torbjørn forteller om prosjektet:

Implementering og opplæring som treffer alle

En av de største utfordringene var å implementere løsningen for svært ulike brukergrupper. Mens administrative ansatte i økonomi, HR og IT var mer vant til digitale verktøy, var situasjonen annerledes for de kliniske miljøene. En av virksomhetene som var omfattet av prosjektet er Lovisenberg Rehabilitering.

– På Lovisenberg Rehabilitering er det rundt 250 ansatte, og over halvparten driver klinisk aktiviteter med hovedfokus på pasienter. Vi har sykepleiere, leger og 6–7 andre faggrupper som bruker PC på en helt annen måte enn de som jobber i støttefunksjoner, forklarer Torbjørn.

Å lære opp så mange faggrupper krevde tilpasning. Frend gjennomførte opplæring både på kontoret og sykehuset.

– Vi møtte folk der de er. Leger og sykepleiere bruker Teams primært til videomøter, mens administrativt ansatte bruker hele verktøykassen. Alle fikk opplæring tilpasset sin hverdag, sier Magnus.

– Klinisk personell jobber ikke i Teams på samme måte som kontoransatte. De chatter ikke nødvendigvis, og de sitter ikke foran PC hele dagen. For dem handler det om trygg tilgang til dokumenter, mindre om samhandlingsflater, sier Torbjørn.

Presis styring og riktig tilgang

Et viktig element i prosjektet var å få kontroll på tilgangsstyring. Her valgte man en dynamisk modell, der ansatte automatisk får tilgang basert på hvilken gruppe de tilhører, i stedet for manuell opprettelse per person.

– Det sparer oss for mye tid, og sikrer samtidig at folk bare har tilgang til det de faktisk trenger, forklarer Torbjørn.

Resultater

Grunnmur for fremtiden

Prosjektet handler om mer enn teknisk oppgradering. Lovisenberg har nå én digital arbeidsflate som brukes på tvers av virksomheter og faggrupper.

I tillegg har de avviklet egne løsninger og flyttet stadig flere prosesser over i SharePoint og Power Platform. Nå vurderes Power Automate og Copilot, men først skal datagrunnlaget på plass.

– Dette er grunnmuren for vår digitale fremtid. Fra filserver til sky høres enkelt ut, men for oss betyr det at 2500 ansatte nå jobber på samme plattform. Det åpner helt nye muligheter, avslutter Torbjørn.

Vil dere også utnytte mulighetene i Microsoft 365?

Besøk vår tjenesteside og les om hvordan vi jobber med Microsoft 365 fra A til Å.