Ulike behov - felles løsning

Norges Skiskytterforbund kom til Frend med et ønske om et verktøy som tilrettelegger for gjennomføring og oppfølging av organisasjonens langtidsplan. Den består av delmål, og tre hovedmål, inkludert å “Være verdens beste skiskytternasjon”. For å få et system som støtter dette arbeidet, var NSSF allerede bevisst på at de hadde behov for et verktøy som kunne brukes til både målstyring og prosjekt- og oppgavehåndtering. Basert på dette, hadde de selv funnet frem til Asana, men kontaktet Frend for bistand til å sette det opp riktig. 

I et introduksjonsmøte gikk Frend og NSSF gjennom langtidsplanen, og hvilke organisatoriske behov og utfordringer verktøyet skulle løse for. Som uavhengig teknologipartner var denne innsikten viktig for oss i Frend, for at vi skulle kunne bekrefte, eller avkrefte, NSSFs antagelser om at Asana var riktig verktøy. NSSF beskrev utfordringer som silobaserte arbeidsprosesser og at intern kommunikasjon foregikk på ulike plattformer. Det var derfor tydelig at verktøyet, i tillegg til å tilrettelegge for prosjektbasert arbeid og målstyring, måtte redusere silobasert arbeid og være raskt og enkelt å ta i bruk. Dette i tillegg til at organisasjonen hadde behov for tydeligere retningslinjer for intern kommunikasjon og samhandling. 

Basert på introduksjonsmøte og innsikt i langstidsplanen, var Frend enige med NSSF om at Asana var riktig verktøy, i kombinasjon med et samhandlingsrammeverk som legger føringer bruk. Ved å implementere Asana ville NSSF få ett verktøy for oppgave- og prosjektarbeid i hverdagen, i tillegg til langsiktig målstyring.

Asana: Arbeidsstyringsplattformen som samler mål og prosesser

NSSFs langtidsplan er satt sammen av mange ulike utvikling- og innsatsområder. Dette stiller krav til en helhetlig tilnærming som både er tilpasset hvert enkelt prosjekt, men som også muliggjør å følge fremdrift og jobbe på tvers. For å oppnå dette startet vi prosjektet med en grunnleggende opplæring for en utvalgt gruppe, som skulle få superbrukeransvar og -kompetanse. I dette tilfellet var dette ansatte som har prosjektlederansvar og med det ansvar oppfølging av fremgang i langtidsplanens delmål og prosjekter. Denne opplæringen hadde til hensikt å gi alle grunnleggende forståelse for hvordan prosjekter og mål kan settes opp i Asana, men minst like viktig: Gi alle felles et referansepunkt før vi begynte med å utarbeide den tekniske arkitekturen.

Videre gjennomførte NSSF strategiworkshops i prosjektgruppene, for å definere typiske oppgaver, faser og milepæler i de respektive prosjektene. Dette arbeidet gjennomføre NSSF internt, men hadde på forhånd fått en veileder fra Frend som skulle sørge for at workshopmateriale ville være kompatibelt med de tekniske mulighetene i Asana. Dette materiale ble så brukt av Frend til å utarbeidet et forslag til oppsettet i Asana.

Etter å ha satt opp et førsteutkast for teknisk løsning, gjennomførte Frend workshops med hver prosjektleder i NSSF. Disse workshopene hadde til hensikt å gjøre nødvendige justeringer og tilpasninger for hvert enkelt innsatsområde, samt konkretisere målstyringsmetode for hvert enkelt prosjekt. Ved å involvere superbrukere  denne fasen sørger vi for at de har eierskap til det tekniske oppsettet og sikrer at det reflekterer måten de skal og ønsker å jobbe på. 

Prosjekt- og målstyring til den store gullmedaljen

Når Frend hadde ferdigstilt det tekniske oppsettet sammen superbrukerne, ble det gjennomført en opplæring med hele organisasjonen. Å ferdigstille det tekniske oppsettet før felles opplæring, mener vi i Frend at er helt nødvendig. Dette gjør at de ansatte får innføring i, og tar i bruk et verktøy som allerede tilrettelagt deres behov og arbeidsflyt. Erfaringsmessig forhindrer dette frustrasjon og reduserer risiko for at verktøyet ikke tas i bruk.

Opplæringen inkluderte både gjennomgang av funksjonalitet, men minst like viktig, en gjennomgang av retningslinjer for bruk. Dette inkluderte å gjennomgå hvordan måloppnåelse måles. På denne måten sikrer vi at alle kjenner til helheten i verktøyet, og tydeliggjør hvordan hver enkelt prosjekt, og dermed den enkeltes arbeidsoppgaver, bidrar til å nå målene NSSF skal nå innen 2026.

 - Gjengen i Frend har vært avgjørende for at vi i Norges Skiskytterforbund har klart å implementere vårt nye prosjekt- og målstyringsverktøy på en god måte. Vi ble møtt av konsulenter som raskt forstod våre behov og som kom med konstruktive løsningsforslag. Sammen fikk vi satt en realistisk framdriftsplan, der Frend sørget for god opplæring for våre ansatte og helt nødvendig oppstartshjelp. Ut fra dette har vi klart å komme fram til en løsning som vi er trygge på vil være til stor hjelp for å oppnå våre målsetninger i langtidsplanen for 2022-2026, sier Djupvik om prosjektet.

Om kunden

Norges Skiskytterforbundhar som formål å organisere og fremme skiskyting både nasjonalt, og internasjonalt. Med et bredt ansvarsområde dekker NSSF alt fra breddeidrett og nasjonale anlegg til eliteutøvere på internasjonalt toppnivå.