- Den digitale kunnskapen er varierende i advokatfirmaet. De jobber gjerne under stort tidspress, og må derfor kunne jobbe enkelt og sømløst, sier Kristine Tellefsen, leder for modernisering og digitalisering i Ryger Advokatfirma.

Ryger ble grunnlagt i 2014 og spesialiserer seg innen eiendomsjuss. Siden den gang har de brukt ulike serverbaserte systemer for fillagring, økonomi og saksbehandling. Disse var nødvendige for å komme i gang, men er nå blitt en begrensning etter hvert som virksomheten har vokst.

– Vi har behov for en fleksibel plattform, og for å tilgjengeliggjøre alle nødvendige systemer ved pålogging fra ulike lokasjoner – det være seg fra kontoret, hjemmekontoret eller andre steder – tok vi i bruk en Citrix-løsning med fjerntilgang til lokale servere. I dag har dette blitt en tungvint måte å jobbe på, og vi ønsker oss i stedet en fullstendig skybasert løsning.

For drøyt et år siden startet de en sårt trengt moderniseringsprosess. Tellefsen og Ryger tok kontakt med oss i Frend, og vi begynte med å kartlegge den digitale situasjonen i firmaet. Målet var å få oversikt over systemene, tilknyttede brukerlisenser, de ansattes arbeidsmetode og hvordan de bruker systemene, samt hva de savner i dagens løsning – og hva de ønsker seg i en ny.

– Det er ganske utbredt at virksomheter bruker serverbaserte systemer, men noen av Ryger sine er drøyt 15 år gamle og er integrert på hver sin måte. Dette gir høyere kostnader enn nødvendig og gjør det svært vanskelig med den typen digital samhandling som kreves i dag, sier Magnus Mysen Holm, leder for plattformer i Frend.

– Det var derfor vi anbefalte dem å kjøre et innsiktsprosjekt. Slik kunne vi se helhetlig på verktøyene de faktisk trenger og lage en implementeringsplan for en komplett teknologirigg, sier han.

Tellefsen beskriver advokatbransjen litt som «en egen verden». Det er naturlig nok strenge krav til sikkerhet – jurister har også taushetsplikt internt – men det er også svært viktig at de dokumenterer alle stegene i saksgangen. En del av arbeidet skjer i programmer som er utviklet spesielt for jurister, men de er også flittige brukere av velkjente Microsoft-programmer, særlig Outlook.

– Ansatte trenger ulike lisenser. I tillegg til at advokatene må ha tilgang til saker, kan det også være nødvendig for økonomiavdelingen, HR og administrasjonen. Ofte arbeider flere personer på samme sak, og i ett dokument samtidig. For eksempel ved utarbeidelse av kontrakter. Vi er også avhengig av å jobbe på kryss og tvers av byene hvor vi har kontorer, sier hun, og fortsetter:

– Vi ser på oss selv som én enhet. Både vår juridiske ekspertise og forretningsstøtte arbeider som én enhet uavhengig av hvor vi sitter fysisk. Det nytter ikke at to personer har saksdokumenter i en e-posttråd eller på et Teams-område der andre ikke har tilgang.

Forenkling var derfor en avgjørende motivasjonsfaktor for IT-moderniseringen. Ifølge Tellefsen var det spesielt viktig at alle, både jurister og forretningsstøtte, har tydelige retningslinjer for hvordan de skal arbeide, hvor de samhandler, hvor de lagrer dokumenter og så videre.

– Det er en målsetning at vi alle gjør dette på én felles måte, uavhengig av hvilke saker de jobber med eller hvilket kontor de hører til, sier Tellefsen.

– Kartleggingen viste blant annet at dokumenthåndtering var litt ugreit. Blant de 18-20 personene Frend snakket fant de nærmest 18-20 ulike arbeidsmetoder. Vi visste at folk fant egne veier i arbeidshverdagen, men jeg ble overrasket over at det var så store variasjoner.

De utdaterte systemene stikker ikke bare kjepper i hjulene for arbeidsflyt og samhandling – de medfører også høye kostnader. Det skyldes at virksomheten er nødt til å betale for driften av serverne i tillegg til brukerlisenser.

For store selskaper med enorme mengder data og høye krav til sikkerhet, kan det gi det mening å ha et aktivt servermiljø internt, forklarer Magnus Mysen Holm. Ryger, og virksomheter av lignende størrelse, har derimot gjerne en ekstern leverandør som står for serverdrift og -vedlikehold. Da vil det være langt rimeligere å benytte seg av skybaserte løsninger.

Ut fra kartleggingen lagde vi en detaljert kravspesifikasjon med programvare og funksjonalitet som Ryger måtte ha, samt andre ting det ville vært fint å ha.

– Deretter fant vi ulike alternativer til teknologi-riggen og demoer de kunne prøve ut. Vi ga demoene en poengsum opp mot kravspesifikasjonen og innhentet pristilbud, sier Holm, og fortsetter:

– Det resulterte i en helhetlig presentasjon for Ryger. Her la vi frem utfordringene deres og funnene våre for hvordan de jobber. Vi la frem løsningene vi anbefalte og vår vurdering av kost-nytte, både med tanke på pris og funksjonalitet.

Vår anbefaling var en helhetlig rigg basert på Microsoft 365 i tillegg til programvare tilpasset Rygers behov. Ifølge Kristine Tellefsen var Frends anbefaling «spot on» og vil passe menneskene i Ryger – våre ønsker og behov nå og for fremtiden.

Da ble vi trygge på at vi kunne stole på deres anbefalinger, sier hun, og fortsetter:

– Kanskje det aller beste med de løsningene vi har fått prøve er at alt er tilgjengelig i ett skjermbilde. I stedet for at vi må jobbe fra ulike servere, vil man få en helt annen oversikt og kontroll. Ved å benytte «drag and drop», vil det være færre tastetrykk til hver operasjon og dermed tid spart.

Selve implementeringen er satt litt på vent grunnet noen andre interne prosesser, forklarer Tellefsen. Men planen er lagt, og Ryger gleder seg nå til å sette den ut i livet.

– Selv om det har stått litt stille en stund nå, har ikke utfordringene våre gått noe sted. Det er utrolig viktig å få på plass dette, ikke minst fordi det handler om menneskene i firmaet vårt. Det går jo hånd i hånd: arbeidssystemer og menneskene som skal bruke dem, sier Tellefsen.

– Frend landet på en klar anbefaling, så vi tar opp tråden med dem når vi er klare for implementering, fastslår hun.