Frend Digital AS
St. Olavs gate 27, 0166 Oslo

(+47) 24 02 20 27
hei@frend.no

Timegrip

Timegrip

Beskrivelse

Ryddet opp i fillagringen: «Det er så mye enklere å finne ting nå!»

Verktøy

  • Microsoft 365

  • SharePoint

  • Teams

Resultat

  • En SharePoint-struktur tilpasset arbeidsområder og avdelinger

  • Kontekstbasert kommunikasjon i SharePoint og Teams

  • Enklere for ansatte å finne filer og informasjon

Ryddet opp i fillagringen: «Det er så mye enklere å finne ting nå!»

Filer fra 00-tallet, rotete mappestrukturer og en utdatert Sharepoint-løsning tynget Timegrip. Men nå er hverdagen blitt mye enklere.

– Veien ble bare til mens vi gikk.

Merete Melchior er direktør for leveranser i Timegrip og var den første ansatte da selskapet ble opprettet i 2006. Siden har Timegrip vokst til 22 medarbeidere fordelt på tre avdelinger – og hadde en omsetning i 2021 på 29 millioner kroner.

Men å vokse har ikke bare vært enkelt. Systemene og strukturene selskapet brukte for å gjøre jobben sin ble utformet fra dag til dag uten noen overordnet plan.

– Trengte vi en katalog opprettet vi den. Det var ikke så mye mål og mening, sier Melchior.

Men etter en stund begynte hun og kollegene å merke at verktøyene som skulle gjøre arbeidsdagen enklere i stedet begynte å tynge dem. Det var på tide å ta grep.

– Slet med å finne ting

Timegrip leverer løsninger for optimal bemanning med moduler som blant annet bemanningsplanlegging og timehåndtering i ett system. De var tidlig ute med en løsning som logget timer uten stemplingsur eller andre duppeditter.

– Når medarbeiderne sjekket inn i kassa fanget vi opp tiden automatisk, slik at de slapp å gjøre dette manuelt, sier Melchior.

Løsningene har sikret dem storkunder som blant annet Circle K og XXL. Fra å levere løsninger i det norske markedet tok kundene dem med seg ut i verden, og i dag leverer de til 13 land.

– Vi var små og lette, og fant en nisje hvor vi fikk godt fotfeste, sier Melchior.

– Med eierne direkte inne i driften kunne vi ta raske beslutninger og bare gjøre ting som vi ville.

Lite av arbeidstiden gikk med til internt systemarbeid. Løsninger ble sjelden oppdatert, fordi de funket jo. Helt til de ikke gjorde det.

– Etter mange år med å bare gjøre, ble det vanskelig å få oversikt, sier Melchior.

– Det var alt fra ferieoversikter til produktdokumenter. «Husker du det dokumentet, hvor var det igjen?» Vi var også blitt flinkere til å dokumentere, men vi slet med å finne ting. «Å, finnes det dokumentasjon? Men hvor finner jeg den?»

– Det var et superløft

Timegrip satte ned en intern arbeidsgruppe hvor hver avdeling var representert. I mars 2020 sto de klare med gule lapper som representerte ulike mapper som skulle organiseres. Så traff koronaen.

Da de tok opp tråden et år senere, bestemte de seg for å få hjelp til jobben. Som IT-selskap hadde de kompetansen til å gjøre arbeidet på egenhånd, men det ville kreve at de prioriterte bort arbeid for kundene sine.

– Det var et superløft som vi trengte, men ikke klarte å rydde tid til, sier Melchior.

I søket etter gode hjelpere opplevde hun at en del tilbydere hadde litt vel friske innfallsvinkler – de ønsket å revolusjonere arbeidet deres.

– Og det var ikke det vi var på utkikk etter. Vi hadde et ganske konkret problem vi ville gjøre noe med.

Til slutt falt valget på oss i Frend, som Melchior føler har den rette balansen mellom nye ideer og realisme.

– Vi er et godt voksent selskap, selv om vi har yngre medarbeidere. Når man skal tenke nytt trengs det litt unge innfallsvinkler, men samtidig må det være respekt for strukturen vi har og måten vi jobber.

Vi satte opp workshops med representanter fra ulike avdelinger for å gjøre en grundig analyse av problemer og behov.

– En gjenganger i workshopene var at alle slet med å finne riktige ting, sier Erik Angell, konsulent i Frend.

– Så det ble essensen av hva vi skulle fikse.

Filer fra 2006

Vi møtte et system hvor det meste var sauset sammen i én struktur, hvor det krevdes unødig mange klikk å finne det man lette etter.

– Når man går så lang tid uten å ta grep, blir det masse historikk og veldig mye unødig kompleksitet, sier Martin Fossedal Bjørnstad, daglig leder i Frend.

– Og da må man bare prøve å rydde opp i det. Det var om å gjøre å trekke fram det som var relevant for avdelingene som helhet.

Sentralt i arbeidet sto en oppdatering av selskapets Sharepoint-løsning. De hadde anskaffet skyløsningen i 2014, men ikke holdt den oppdatert. Dermed fikk de heller ikke nytte av ny funksjonalitet som var kommet siden.

Vi delte opp strukturen slik at hvert arbeidsområde og hver avdeling fikk sine egne sider hvor mapper og dokumenter som er hyppig i bruk er fremhevet.

– Vi gjorde det mer søkbart og moderne, sier Erik.

Samtidig fikk vi også jobben med å rydde i dokumenter og filer som strakk seg helt tilbake til de tidlige gründer-dagene.

– Det var filer der fra 2006, så det handlet om å arkivere veldig mye for å redusere støy.

«Det er så mye enklere»

En del av jobben har også handlet om å veilede Timegrip i å bedre utnytte løsningene de sitter på.

Med den oppdaterte SharePoint-løsningen åpner det seg også nye muligheter for å koble arbeidet opp mot funksjoner i Teams, siden den avdelingsvise strukturen lar Timegrip kommunisere kontekstbasert i større grad enn tidligere.

– Det har vært viktig å fokusere på muligheten til å bruke verktøyene man har, sier Martin.

– At man benytter funksjonalitet, struktur og smarte ting i stedet for å lene seg på det man alltid har gjort.

For Melchior har Sharepoint-oppryddingen definitivt vært viktigst, men samtidig sier hun at det også er en god helhet i det som er gjort.

– Vi er veldig fornøyde, sier Melchior.

– De kom med gode ideer og innspill vi ikke hadde landet på selv like enkelt. Vi fikk et helt annet blikk på det.

Å venne seg til den nye strukturen og de moderne SharePoint-funksjonene vil ta litt tid, men ifølge Melchior merkes det allerede at endringen er av det positive slaget.

– Senest i går fikk jeg en kommentar om at «åh, det er så mye enklere å finne ting nå!»

Resultater
  • En oppdatert SharePoint-løsning for tilgjengeliggjøring av ny funksjonalitet

  • En SharePoint-struktur tilpasset arbeidsområder og avdelinger

  • Fremhevde mapper til hyppig bruk

  • Kontekstbasert kommunikasjon i SharePoint og Teams

  • Enklere for ansatte å finne filer og informasjon

Kontakt

Martin Fossedal Bjørnstad

Daglig leder

932 55 710

martin@frend.no