Google Workspace vs. Microsoft 365: Hva er forskjellen?

Google Workspace, tidligere kjent som G Suite, er en skybasert produktivitetsplattform utviklet av Google. Den er designet for samarbeid i organisasjoner med enkel tilgang til verktøyene du trenger, uansett hvor du er.

Google Workspace: "Born in the cloud"

Google Workspace er designet med tanke på skyen fra starten av. Dette gjør den spesielt egnet for bedrifter som prioriterer fleksibilitet, samarbeid og enkel tilgang til verktøyene sine.

Populære verktøy

• Gmail: En av de mest brukte e-posttjenestene i verden, med integrert kalender og smarte svar.

• Google Docs: Tekstbehandling med samskriving i sanntid.

• Google Sheets: Regneark med god funksjonalitet og integrasjoner.

• Google Drive: Skybasert lagring med tilgang fra ulike enheter.

• Google Meet: Videokonferanser med høy kvalitet og enkel integrasjon med Google Kalender.

Microsoft 365, tidligere kjent som Office 365, er en produktivitetsplattform som kombinerer skybaserte tjenester med tradisjonelle skrivebordsapplikasjoner. Den er kjent for sine gode verktøy og avanserte funksjonalitet.

Microsoft 365: "Born on the desktop"

Office 365 startet som et skrivebordsprogram, og det merkes på de alle funksjonene og verktøyene du har tilgjengelig. Dette gjør det til et godt valg for bedrifter som trenger tilgang på ulik funksjonalitet og tilpasningsmuligheter.

Populære verktøy

• Outlook: E-postklient med integrert kalender.

• Word: Tekstbehandling med redigeringsverktøy og maler.

• Excel: Bransjestandard for regneark, kjent for sine sterke analysemuligheter.

• OneDrive: Skybasert lagring integrert med andre Microsoft-verktøy. Hovedsakelig for personlig bruk og samarbeid i små team.

• SharePoint: Plattform for intranett, fillagring og samarbeid på tvers av organisasjonen.

• Teams: Samarbeidsplattform som kombinerer chat, videokonferanser og filhåndtering.

• Power Platform: AI-drevne low-code verktøy som lar deg bygge apper og arbeidsflyter

La oss se litt nærmere på noen faktorer som er viktig å vurdere når man står i valget mellom de to plattformene. Tallene og informasjonen er hentet i 2024 og vi tar forbehold om at endringer kan forekomme. 

1. Brukerbehov og arbeidsflyt

Hvordan jobber ansatte til daglig? Er det behov for avanserte funksjoner i verktøy som Excel og Word, eller er enkelhet og sanntidssamarbeid i Google Docs og Sheets viktigere?

2. Samhandling

Microsoft 365 tilbyr en mer tradisjonell tilnærming til samarbeid, med samskriving og live presentasjoner. Google Workspace gjør det enkelt og brukervennlig med innebygd chat, kommentering og samarbeid i sanntid. Begge har sterke verktøy, men Google Workspace skiller seg ut med sin enkle og sømløse samhandling, som setter det et hestehode foran på samarbeidsfronten.

3. Pris

Microsoft 365 er litt dyrere og starter på $6 per bruker/mnd for Basic og $22 for Premium. Google Workspace koster fra $6 for Starter til $18 for Plus. Prisen reflekterer funksjonalitet og antall programmer du får​ tilgang til.

4. Lagring

Microsoft gir 1TB OneDrive-lagring per bruker. Google tilbyr 30GB Gmail-lagring og opptil 5TB for Business Plus. Velg basert på hvor mye lagring du trenger.

5. Sikkerhet

Begge er solide på sikkerhet​. Microsoft 365 har avansert beskyttelse mot trusler og forebygging av datatap. Google Workspace bruker to-trinns verifisering og har blant annet AI for å håndtere phishing og spam.

6. Datagjenoppretting

Begge gir 30-dagers filhistorikk. Google Vault er ikke alltid så enkelt å bruke for gjenoppretting. Microsofts eDiscovery er også begrenset i noen planer​. Begge mangler innebygde apper for enkel, punkt-for-punkt gjenoppretting.

7. Integrasjoner

Hvilke tredjepartsverktøy og applikasjoner bruker bedriften? Microsoft 365 integrerer sømløst med en rekke Microsoft-produkter, mens Google Workspace har sterk integrasjon med Google-tjenester og enklere tredjepartsapper.

8. Partnere og kunder

Bruker viktige partnere eller kunder en bestemt plattform? Det kan være enklere å velge samme plattform for å sikre sømløst samarbeid og kommunikasjon.

Grunner til å velge Google Workspace

Velg GW dersom:

• Fleksibilitet er viktig: Hvis du og teamet ditt ofte jobber fra forskjellige steder og trenger enkel tilgang til verktøy via skyen.

• Samarbeid i sanntid: Hvis samskriving og samarbeid er avgjørende for arbeidsflyten deres.

• Brukervennlighet: Hvis dere foretrekker et enkelt og intuitivt brukergrensesnitt.

Grunner til å velge Microsoft 365

Velg Microsoft dersom:

• Avanserte funksjoner er nødvendig: Hvis dere trenger de avanserte funksjonene som finnes i applikasjoner som f. eks Excel, SharePoint og Power Platform.

• Offline-tilgang er viktig: Hvis dere ofte jobber uten tilgang til internett og deretter synkroniserer arbeidet senere. GW er primært nettbasert, men har noen offline-funksjoner gjennom Google Chrome.

• Sikkerhet: M365 tilbyr avanserte sikkerhets- og administrasjonsverktøy, spesielt for store organisasjoner, med sterke alternativer for samsvar og datakontroll. GW har også gode sikkerhetsfunksjoner, men Microsoft har et bredere spekter av verktøy for enterprise-nivå krav.

• Skrivebordsintegrasjon: Hvis PC-bruk er dominerende i bedriften og integrasjon med Windows er viktig.

Det finnes ikke et enkelt svar på om Microsoft 365 eller Google Workspace er det beste valget for dere. Det avhenger av bedriftens behov, arbeidsmåte og hva deres partnere og kunder bruker. Hvis de fleste rundt dere bruker M365, kan det være lurt å velge samme løsning. Begge plattformene har sine unike fordeler, så det er viktig å finne det som passer best for dere. Her er noen faktorer å vurdere:

• Mennesker, samhandling og kultur

• Eksterne interessenter

• Monolith vs. microservices

• Fremtidige behov

• Kostnader, både direkte og indirekte

• Kortsiktig investering vs. langsiktig inntjening

Om dere bruker PC eller Mac bør man ta hensyn til det i valget av plattform. Microsoft 365 på Mac har noen begrensninger sammenlignet med PC, spesielt når det gjelder synkronisering av OneDrive og SharePoint, samt funksjoner i skrivebordsprogrammene. Google Workspace er derimot uavhengig av maskinvare og operativsystem.

For å få en bedre forståelse av hvilken plattform som passer for dere, anbefaler vi å gjennomføre en grundig behovsanalyse og kartlegge hvordan de ulike verktøyene vil påvirke, og passe inn i deres daglige arbeidsflyt.

Uansett hvilken plattform du velger, vil en vellykket implementering kreve god planlegging og opplæring. Husk at den beste løsningen er den som gjør det enklere for teamet ditt å samarbeide og være produktive.

Hva bør dere velge?

Vi anbefaler å velge den plattformen som best støtter måten dere jobber på og sikrer at ting «bare funker». Hvis dere trenger mer veiledning, ta gjerne kontakt med oss så hjelper vi dere med å finne den rette løsningen for deres behov.