10 geniale funksjoner i prosjektverktøy og arbeidsstyringsplattformer

I dette blogginnlegget har vi brukt Asana som eksempel, men lignende funksjonene finnes også i plattformer som Monday og Wrike. Les mer om de ulike verktøyene her.

1. Delegering av oppgaver

Med en arbeidsstyringsplattform kan du enkelt delegere oppgaver til deg selv eller andre.

I oppgaven, som i Asana kalles en «task», kan du blant annet legge ved relevant informasjon, opprette underoppgaver, legge til medlemmer, kommunisere og sette tidsfrister.

Disse funksjonene legger til rette for kontekstbasert kommunikasjon, som igjen bidrar til at ansatte og ledere jobbe bedre og mer effektivt – både remote og fra kontoret. Det blir også lettere å holde oversikt, finne informasjon og overholde tidsfrister.

2. En samlet innboks for oppdateringer og varsler

I moderne arbeidsstyringsplattformer blir du varslet om endringer og oppdateringer i en personlig innboks. Du får for eksempel varsel når andre kommenterer på prosjekter og oppgaver du er medlem i, når nye oppgaver tildeles deg, eller når du blir lagt til i nye oppgaver og prosjekter.

Du kan selv tilpasse innboksen, slik du får de varslene du selv ønsker.

På denne måten holder du god oversikt og har full kontroll på status på oppgaver og prosjekter tilknyttet deg og eventuelt dine ansatte.

3. Samlet oversikt over alle oppgaver i «my tasks»

Her får du oversikt over alle dine oppgaver på tvers av avdelinger og ansvarsområder.

Opprett seksjoner etter behov, og sorter etter tidsfrist for enklere å prioritere oppgaver.

I Asana har du mulighet til å se oppgavene dine både i liste-, kalender- og tavle-view.

Dette gjør det enklere for både ledere og ansatte å ha kontroll på oppgaver, tidsfrister og status, og kan redusere behovet for oppdateringer via telefon, møter og meldinger.

4. Opprett «follow-up-tasks» på oppgaver du har delegert videre

I Asana er det enkelt å opprette «follow-up-tasks»; en funksjon som er spesielt nyttig for ledere med mange ansvarsområder. En follow-up-task er en oppfølging relatert til andres oppgaver. På denne måten kan man minne seg selv på å følge opp andres oppgaver for å forsikre seg om at ting blir gjort.

Navnet settes automatisk, men kan redigeres. Tidsfrist og ytterligere informasjon kan du velge å legge til selv. Oppgaven blir lagt til i din «my tasks»-view, slik at den ikke glemmes.

Ved hjelp av denne funksjonen går mindre i glemmeboka, og du følger opp på riktig sted til planlagt tid.

5. Knytt oppgaver sammen i riktig rekkefølge

I noen prosesser og prosjekter er det slik at enkelte oppgaver må fullføres i tur og orden: én oppgave er avhengig av en annen. En slik «avhengighet» kan for eksempel være at oppgave B ikke kan startes på før oppgave A er fullført.

Slike avhengigheter kan enkelt settes opp i moderne arbeidsstyringsplattformer, som Asana. Dette gjøres enkelt i de oppgavene (tasks) som påvirkes av hverandre.

Slik vil både ledere og medarbeidere få en bedre forståelse av hvilke oppgaver som må prioriteres først for å komme i mål med oppgaven eller prosjektet til ønsket tidsfrist.

6. Bytt mellom ulike visninger

I Asana og andre moderne arbeidsstyringsplattformer, kan du velge mellom å se oppgaver i ulike «views», eller visninger.

Listevisning gir en overordnet oversikt, mens tidslinjevisning kan si mer om tidsperspektiv og avhengigheter mellom oppgaver.

Hvis prosjektet har mange avhengigheter er det spesielt nyttig for en prosjektleder å kunne se oppgaver som en tidslinje.

På denne måten er det enklere for både ledere og prosjektmedarbeidere å prioritere oppgaver, allokere ressurser, unngå flaskehalser og sørge for at prosjekter og arbeidsoppgaver er i rute.

7. Opprett maler for gjentagende oppgaver

I plattformer som Asana kan man enkelt opprette og lage egne skreddersydde maler for gjentagende arbeid knyttet til prosjekter og prosesser.

Opprett et prosjekt eller en oppgave, legg til informasjon og underoppgaver og lignende, og konverter dette til en mal.

Denne funksjonen sparer både ledere og medarbeidere for mye tid, og sørger for effektiv arbeidsflyt.

8. Sett oppgaver til å være repetitive

Denne funksjonen egner seg godt for bedrifter med rutiner. I Asana og andre lignende plattformer, kan du enkelt sette oppgaver til å være repetitive. En ny oppgave vil dukke opp i ønsket intervall, med samme informasjon, men med ny tidsfrist.

Eksempel:

I Frend sjekker vi innboksen på LinkedIn, Facebook og Instagram daglig i hverdagen. Ansvarlig for dette i markedsteamet har derfor en task i Asana, med repetitiv tidsfrist mandag, tirsdag, onsdag, torsdag og fredag. Når tasken completes på fredag, lages det en ny task som dukker opp med tidsfrist på mandag.

Hvorvidt oppgaven skal repeteres ukentlig, månedlig, årlig eller til bestemte ukedager og tider bestemmer du selv i plattformen.

På denne måten faller ikke rutiner mellom to stoler, og man sparer mye tid på koordinering og gjennomføring av rutiner og andre gjentagende oppgaver.

9. Opprett tilpassede seksjoner og felt

Prosesser og prosjekter kan differensiere. Derfor er det helt genialt at man i Asana og lignende plattformer kan opprette tilpassede seksjoner og felt.

Et tilpasset felt kan være alt fra en URL til en kommentar, et tall eller oppgavestatus (som i eksempelet under). Felter kan brukes på tvers av oppgaver og prosjekter, og kan endres ved behov.

På samme måte som i «My tasks» kan man også opprette tilpassede felt ellers i Asana. Her har vi for eksempel delt inn i oversikt, milepæler, planlegging og produksjon.

Denne funksjonen er nyttig for å samle relevant informasjon på ett sted, som igjen fører til bedre oversikt og effektivitet ved prosess- og prosjektgjennomførelse.