Sånn går du fra kaos til kontroll i SharePoint og Teams

Arkitektur: grunnmuren i 365 Huset

Uten struktur blir Microsoft 365 fort kaos. Mange ender opp med flere lagringssystemer, ingen felles maler og et hav av team og kanaler. Ansatte bruker altfor mye tid på å lete etter filer.

Arkitekturen handler om å bestemme hva som skal lagres hvor, og hvordan brukerne finner frem. SharePoint bør være navet for dokumentlagring og intranett. Teams fungerer best som samhandlingsplattform. Når alt samles ett sted, og navigasjonen er lik for alle, blir det enklere å finne, dele og jobbe.

Sikkerhet: kontroll på tilganger

Struktur er lite verdt uten sikkerhet. Mange sliter med private team, kanaler uten kontroll eller eksterne som får tilgang som aldri fjernes.

Her er automatisering nøkkelen. Dynamiske grupper i Entra gir ansatte automatisk tilgang basert på rolle eller avdeling. Access Packages sikrer ekstern deling med tidsbegrensning og godkjenning. Kombinert med rutiner for deling og sensitivitetsetiketter får du både bedre kontroll og mindre manuelt arbeid.

Arbeidsflyt: når prosesser flyter

Prosjekter, budsjetter og revisjoner er typiske prosesser som gjentar seg. Uten en felles metode opprettes team og mapper forskjellig fra gang til gang. Resultatet er rot og tidstap.

Med Power Automate og Power Apps kan prosessene standardiseres. Nye team opprettes med riktige mapper, kanaler og metadata - hver gang. Det gir rask oppstart, færre feil og en mer oversiktlig struktur.

Informasjonsflyt: bruk verktøyene riktig

Mange havner i “Teams-fella”: for mange team, kanaler og varsler. Da drukner det viktige i støy.

Enkle huskeregler for beste praksis:

• Teams til prosjekter og daglig samarbeid
• SharePoint til intranett og lagring
• Outlook til ekstern kommunikasjon
• Viva Engage til sosial dialog
• Chat til korte én-til-én beskjeder

Når alle vet hvor informasjonen hører hjemme, reduseres misforståelser og hverdagen blir mer oversiktlig.

AI og automatisering: toppen av huset

AI kan være en enorm støtte, men bare når grunnmuren er på plass. Copilot gir lite verdi hvis dataene er spredt og ustrukturert.

Her er metadata avgjørende. Når dokumenter merkes med prosjektnummer, kundenavn eller dokumenttype, finner AI den rette filen, og ikke bare en av hundre som heter «budsjett». Med riktig struktur, tilgangsstyring og metadata ligger alt til rette for å lykkes med Copilot og GPT-assistenter.

Sånn kan du lykkes

Å rydde opp i Microsoft 365 er en prosess, ikke et engangsprosjekt. Vi anbefaler en femstegsmodell:

1. Forstå behovene gjennom kartlegging
2. Design løsningen sammen med brukerne
3. Utvikle og test tidlig, lær fort
4. Rull ut med opplæring og tilpassede løp
5. Forvalt kontinuerlig. Plattformen blir aldri helt ferdig

Erfaringer fra andre virksomheter

Mange av utfordringene med Teams og SharePoint er de samme på tvers av bransjer. Vi har jobbet med både Atyp og Lovisenberg, som har svært ulike behov men likevel sto overfor det samme kaoset: for mange team, spredte filer og lite struktur.

Les kundehistorien om hvordan Atyp frigjorde nesten 40 % kapasitet ved å rydde opp i Microsoft 365: Fra kaos til kontroll: Atyp øker kapasiteten med nærmere 40 %

I panelsamtalen under deler Hågen Pettersen (Byråleder i Atyp) og Torbjørn Smidt (Direktør digitalisering og innovasjon i Diakonissehuset Lovisenberg) sine erfaringer etter å ha tatt sine virksomheter fra kaos til kontroll i SharePoint og Teams.

Fra frustrasjon til flyt

Kontroll i Microsoft 365 handler ikke om flere verktøy, men å utnytte mulighetene i de verktøyene du allerede har. Start med arkitektur, bygg videre med sikkerhet, arbeidsflyt og informasjonsflyt. Da står du støtt til å hente ut gevinstene fra AI og automatisering.

Fyll ut skjemaet så tar vi kontakt

Fornavn*

E-posten du bruker på jobben*

Neste