Verktøyet som kan frigjøre flere timer av hver arbeidsdag

Du kan komme langt i å sette opp et hus med en hammer og en håndsag. Men du gjør livet enklere for deg selv – og kommer raskere til mål – med profesjonelle verktøy.

Sånn er det også når du jobber digitalt.

Det er fortsatt fullt mulig å koordinere og samarbeide via e-post, statusmøter, lokale filer og vedlegg. Men du kan frigjøre mye tid og krefter ved å heller innføre en moderne arbeidsstyringsplattform, som Asana, Monday eller Wrike.

I dette blogginnlegget vil vi gjøre det litt enklere for deg å få øye på du får tilbake for å skaffe et slikt verktøy, sette det opp på en god måte og lære å bruke det riktig.

Vi bruker 1/3 av dagen på e-post

En McKinsey-undersøkelse har vist at en gjennomsnittlig arbeidstaker bruker 28 prosent av tiden sin på å lese og besvare e-post – nesten en tredjedel av arbeidsdagen.

Ytterligere 19 prosent av tiden brukes på å søke etter- og samle informasjon, mens 14 prosent går til internt samarbeid og kommunikasjon. En annen undersøkelse viste at flere ledere kaster bort over 1/3 av tiden sin på å lete etter dokumenter og prosjektinformasjon.

Det er dette problemet en arbeidsstyringsplattform kan løse. Plattformen gir oversikt og kontroll over alt som skal gjøres i virksomheten.

Brukerne kan her til enhver tid se hva de skal gjøre, og finne informasjonen og ressursene de trenger for å gjøre det. Visualiseringer, rapporter, automatiseringer, ressursallokering og andre smarte funksjoner gjør det samtidig enkelt for ledere å se de store linjene og jobbe på smartere måter.

Det frigjør tid som i stedet kan brukes på verdiskapende arbeid.

Kuttet halvparten av møtene

Asana har i samarbeid med IDC sett nærmere på den faktiske forretningsverdien av et arbeidsstyringsverktøy.

Undersøkelsen viser at de som bruker verktøyet hver dag, har halvert tiden de bruker på å finne informasjon – og har kuttet en tredjedel av tiden brukt på e-post og administrativt arbeid.

Noen oppgir å ha kuttet ut bokstavelig talt halvparten av møtene og internkommunikasjonen sin. Tilbakemeldinger fra kollegaer og eksterne blir også enkle å ta i mot og se i sammenheng med oppgaven som gjøres, som også bidrar til at du kan bli enda mer effektiv.

Fokus er nøkkelen til effektivitet

Det er en myte at man er mer effektiv ved å jobbe med mange oppgaver samtidig. Når du multitasker, sprer du oppmerksomheten din utover mange oppgaver – og det sier seg nesten selv at det ikke er heldig.

Bedre oversikt og kontroll over oppgavene sine kan også gi økt trivsel. Ansatte som vet hva som forventes av dem og hvilke arbeidsoppgaver de har, trives og blir lengre i jobben. Dette skaper mindre gjennomtrekk på arbeidsplassen, som er lønnsomt for enhver arbeidsgiver.

Undersøkelsen fra IDC for Asana kom fram til at verktøyet i snitt gir hver enkelt ansatt 2,5 uke mer produktiv tid i løpet av et år. Tallene vil være sammenlignbare for andre plattformer.

Det er viktig at dere velger et verktøy som passer til deres virksomhet, og vi hjelper dere gjerne med å velge riktig programvare for arbeidsstyring.

Hvor mye tid kan dere spare i din bedrift?

Sammen kan vi lage en løsning som er skreddersydd for deres behov. Kanskje noen av verktøyene dere bruker i dag kan skape et grunnlag for oppsett av et arbeidsstyringsverktøy? Eller er det på tide å «starte på nytt» på enkelte områder ved å ta i bruk nye rutiner?

Les mer om arbeidsstyringsplattformer her