Fra Workplace til Viva Engage: Slik hjalp vi BI å samle over 1000 ansatte i Microsoft 365

“Vi har over tusen ansatte, så det er mange mennesker som skal få med seg hva som skjer”

Martine FrichKommunikasjonsrådgiver ved Handelshøyskolen BI

Et bredt kommunikasjonsbehov

BI er en stor organisasjon i en sektor med mye aktivitet, og de er involvert i mange prosjekter som det er behov for å kommunisere om. Internkommunikasjon handler derfor om alt fra store forskningsprosjekter, lederkommunikasjon og viktige søknadsfrister til små, men kritiske beskjeder om studiestart.

Målgruppen er like sammensatt som budskapene: administrativt ansatte, forskere, undervisere og kolleger fra mange land.

– Vi har over tusen ansatte, så det er mange mennesker som skal få med seg hva som skjer. Utfordringen er at folk har ulike behov. Noen vil ha alt tilsendt, andre vil helst oppsøke informasjonen selv, sier Martine Frich, kommunikasjonsrådgiver ved Handelshøyskolen BI.

Les hvorfor samarbeidet med BI betyr litt ekstra for Frend

Se video av panelsamtale hos Frend hvor Handelshøyskolen BI deler deres erfaringer med internkommunikasjon.

En smidig overgang fra Workplace til Viva Engage

BI hadde brukt Workplace aktivt, men da plattformen ble lagt ned, måtte de finne en erstatning som kunne samle ansatte på tvers av fire campuser. Valget falt på Viva Engage, som lignet på Workplace og passet inn i Microsoft 365-miljøet de allerede brukte.

– Overgangen var veldig smidig. Brukeropplevelsen ligner på Workplace, så de fleste kom raskt i gang. Samtidig måtte vi bruke tid på å lære hvordan det fungerer i vår organisasjon, sier Martine.

En viktig del av jobben handlet om å rydde i fellesskapene og sikre dynamisk tilgangsstyring. Studentene og andre eksterne grupper ble blokkert, og antallet fellesskap ble redusert for å skape bedre oversikt.

– Tilganger og roller var mer komplisert enn vi først trodde. Vi måtte rydde i strukturen og sikre at kun de riktige fikk tilgang, sier Victoria Simensen, senior konsulent i Frend.

“Viva Engage er et viktig verktøy for oss for å kommunisere med våre ansatte med både stort og smått.”

Martine Frichkommunikasjonsrådgiver i Handelshøyskolen BI

Implementeringsfase som raskt gir resultater

Lanseringen ble gjort i juni rett før fellesferien og den travle studiestarten i august. Derfor er BI fortsatt i implementeringsfasen, med opplæringsmateriell som hjelper ansatte i gang.

– Vi er fortsatt i implementeringsfasen. Vi lærer underveis, setter inn tiltak der vi ser behov, og justerer fortløpende, forklarer Martine.

Samtidig har gevinsten allerede blitt tydelig: Workplace er erstattet, og BI har fått en løsning som fungerer godt som erstatning. Internkommunikasjonen er ryddig, og plattformen gjør det enkelt å samle ansatte på tvers av campusene.

Veien videre: nytt prosjekt om målstyring

Etter et vellykket skifte til Viva Engage har BI på nytt valgt Frend som partner. Nå handler samarbeidet om målstyring.

Viva Goals, som BI har brukt til målstyring, legges ned i løpet av året. I en jungel av verktøy og muligheter fant de raskt ut at tiden og kompetansen internt ikke strakk til. Nå skal vi hjelpe dem med å finne organisasjonens neste målstyringsverktøy.

Vil dere lykkes med internkommunikasjon?

Besøk vår tjenesteside og les om hvordan vi jobber med Microsoft 365 fra A til Å, og ta kontakt med oss for en uforpliktende prat.