Samlet løsning for dokument- og informasjonshåndtering

Med økende digitale behov hadde Kappa Bioscience investert i flere gode verktøy som skulle sikre god og effektiv fillagring og samhandling internt og eksternt. De hadde kommet godt i gang, men opplevde utfordringer i form av at verktøyene hadde overlappende funksjonalitet, som resulterte i at dokumenter og informasjon ble lagret i ulikt format, og på ulike plattformer. Dette er en tendens vi i Frend ofte ser: Organisasjoner investerer i gode, og ofte helt riktig verktøy, men mangler forståelse og bevissthet rundt hvordan de skal henge sammen, og hvilke verktøy som skal løse hvilke behov. 

For Kappa ble det derfor viktig å definere hvilke behov de forsøkte å løse, og hvordan vi sammen kunne tilpasse eksisterende verktøy-sammensetning for å imøtekomme disse. Dette inkluderte å velge én plattform som skulle løse for alle behov, og med dette redusere overlapp. Dette med mål om å forenkle samhandling og tilgjengeliggjøre informasjon, begrense tid brukt på leting og redusere de kostnadene knyttet til å administrere flere lagringsløsninger.

Microsoft som helhetlig lagringsløsning

Løsningen ble å flytte alt inn i Microsoft 365, og avslutte bruk av flere lokale servere. Kappa hadde allerede begynt å ta i bruk SharePoint til en viss grad, og med dette sett verdien av å gå over i en skyplattform. For å få Kappa vekk fra server og over i sky, gjennomførte Frend et grundig kartleggingsarbeid for å identifisere hvor og hva slags data Kappa hadde lagret. I tillegg fremkom et tydelig behov for å forenkle informasjonsflyt og kommunikasjonsveier, så en sentral del av kartleggingsarbeidet inkluderte å identifisere hvem som trengte hvilken informasjon, og med dette tegne en arkitektur i SharePoint og Teams som ville tilrettelegge for dette. 

Basert på dette kartleggingsarbeidet lagde Frend, sammen med avdelingsledere fra Kappa, en Teamsarkitetkur som inkluderte en oversikt over hvor eksisterende data skulle flyttes fra og til. Kappa jobber med mye sensitiv data, så en tydelig plan for migrering og dataoverføring var svært viktig, før vi begynte flyttingen av informasjon. For å sikre dette gjennomførte vi derfor flere kartleggings- og verifiseringsmøter før vi initierte flyttingen. På denne måten kunne vi sikre trygg og forutsigbar dataoverføring.

I forkant av overføringen gjennomførte vi opplæring med alle ansatte i hvordan nye systemer skulle brukes. Dette inkluderte retningslinjer for bruk, samt praktisk funksjonalitet. For Kappa, som jobber med store mengder sensitiv data, var tydelige retningslinjer for bruk av systemet helt nødvendig. All vår erfaring tilsier at den største risikofaktoren for feilaktig deling av informasjon, er deg og meg. Å gjøre de ansatte trygge på hvordan de skal bruke nye løsninger, anser vi derfor som helt essensielt for å sikre riktig og trygg bruk. 

Med en god kartlegging og workshops rundt ny struktur ble overføringen av data gjennomført inn i ny struktur, med avansert tilgangskontroll. 

Prosjektet var en suksess og vi gleder oss til å jobbe videre med Kappa!

Om kunden

Kappa Bioscience er et norsk bioteknologiselskap, grunnlagt i 2006, med kontorer i Norge, Tyskland og USA og et globalt salgs- og markedsutvikling organisasjon. Kappa kombinerer tradisjonell vitamin produksjon med innovasjon, og er en ledende vitamin produsent for Vitamin K2 som MK-7. Hovedfokuset til selskapet er å utvikle (og levere) rene, pålitelige og trygge råværer og produktkonsepter til en global verdikjede. Sammen har de en visjon om å gjøre produkter som leverer det de lover tilgjengelig, så forbrukere kan å ta initiativ til å bidra til egen helse og velvære.