Prosjektoppstarter på minutter med Frend Meta for Baneservice

Store og komplekse prosjekter krever god struktur

Tilbudene og prosjektene til Baneservice kan ha en ramme på alt fra fem millioner til halvannen milliard kroner. Da er det viktig at de har kontroll på alt av dokumenter, prosesser og ulike underentreprenører.

Etter en mislykket migrering fra filserver til SharePoint ble mye av arbeidet rundt prosjekter og tilbud mer krevende enn nødvendig.

Hver gang de skulle opprette et nytt tilbud eller prosjekt, måtte noen gjøre jobben med å sette opp områder, mapper og tilganger.

Det gjorde det vanskelig å holde oversikt over hvem som hadde tilgang til hva – noe som blir ekstra krevende når store team settes sammen på tvers av selskapet, og ikke minst med en rekke underleverandører inn og ut av prosjektene.

De riktige folkene måtte ha tilgang til de riktige dokumentene, og bare dem.

“Etter at vi hadde migrert, var det veldig vanskelig å vite hvem som hadde tilgang på hva også for eierne av områdene. Det var en situasjon som var uholdbar.”

Bjørn BjuneDirektør for produkt og utvikling i Baneservice

Bedre oversikt og full kontroll med Frend Meta

Dette løste vi med Frend Meta som er en applikasjon vi har bygget i Microsoft Power Platform. Appen effektiviserer prosjekter og tilbud, og sikrer god kontekst for filer og dokumenter.

Det går ikke bare raskere, men fører til at man jobber mer enhetlig på tvers av divisjoner. Resultatet er bedre oversikt, full kontroll på tilgangsstyring, og at alle jobber likt fra start, uansett avdeling.

– Nå er ting standardisert. Ting skjer på automatikk, det går mye raskere, og det er mer kontroll. Spesielt med tanke på tilgangsstyring og sikkerhet, sier Joachim Scheele Rådstoga, forretningsutvikler i Baneservice.

“På gamlemåten kunne det å opprette prosjektrom i SharePoint ta lang tid. Nå er det oppe og står på minutter.”

Joachim Scheele RådstogaForretningsutvikler i Baneservice

Slik fungerer Frend Meta

Frend Meta standardiserer og automatiserer en rekke av oppgavene Baneservice før måtte gjøre manuelt.

Når et nytt tilbud eller prosjekt opprettes, genererer Frend Meta automatisk Teams- og SharePoint-områder. Det innebærer fast mappestruktur, relevante metadata og riktige tilganger basert på maler og roller.

I stedet for at hver prosjektleder setter opp ting på sin måte, blir alt likt fra gang til gang – og tilgangene sitter riktig fra start.

Dette har Baneservice fått på plass:

• Automatisk prosjektopprettelse
• Tilganger som settes automatisk
• Felles mal på tvers av divisjoner
• Metadata og kontekst klar for AI-bruk
• Styrket informasjonssikkerhet

Resultatet: Oppstart av prosjekter og tilbud er i gang på kun noen få minutter.

Den gir deg også en enkel oversikt over pågående og tidligere tilbud og prosjekter.

Når et tilbud eller prosjekt er ferdig, kan det arkiveres på en strukturert måte. Det gjør erfaringer, dokumentasjon og tidligere tilbud enklere å finne igjen og bruke videre.

“En av de store fordelene gjennom Frend Meta er at vi får metadata på dokumentene, som gjør at vi kan bruke dem videre til AI.”

Bjørn BjuneDirektør for Produkt og Utvikling i Baneservice