For et år siden brukte ansatte i Atyp timer på å lete etter filer, e-poster og informasjon spredt over ulike systemer. I dag har det Oslo-baserte byrået en strukturert digital arbeidsplass hvor alt henger sammen.

– Før vi startet dette prosjektet, var jeg redd for at vi skulle bli løpt fra av den teknologiske utviklingen. Nå, bare ett år senere, føler jeg vi er et topp moderne og fremtidsrettet reklame- og mediebyrå, forteller Hågen Pettersen, byråleder i Atyp.

Fragmentert hverdag hemmet kreativiteten

Atyp er et hybridbyrå som kombinerer reklameproduksjon med medierådgivning. Med 30 ansatte fordelt på ulike fagområder hadde de over tid bygget opp et lappeteppe av digitale løsninger.

Utfordringene gikk utover effektiviteten:

• Ingen hub for samhandling

• Timer brukt på å lete etter filer og e-poster

• Kommunikasjon spredt over SMS, Messenger, Teams og telefon

• Fysisk server uten søkemuligheter

• Lav IT-sikkerhet og manglende backup

365-huset: Rammeverket som skaper struktur

Frend startet med en grundig kartlegging av Atyp sine arbeidsprosesser og behov. Victoria Simonsen, senior rådgiver og prosjektleder hos Frend, forklarer tilnærmingen:

– Da Atyp kom til Frend, hadde de store ambisjoner om å ta i bruk generativ AI og Copilot i hverdagen sin. Vi så at de hadde litt andre ting vi burde ta tak i først, så vi tok et steg tilbake og la en plan basert på "365 Huset", vår beste praksis for Microsoft 365.

I 365-huset består grunnmuren av arkitektur og så sikkerhet, etterfulgt av samhandling og informasjonsflyt, før man bygger videre med AI og automatisering.

– Vi tilrettela for god opplæring i de ulike verktøyene, flyttet alle dokumenter over fra filserver til sky, og ga gode retningslinjer for samhandling på tvers av fagområdene. Alt dette var for å legge grunnlaget for bruken av AI, forteller Victoria.

Skreddersydd hybridløsning med én helhetlig partner

For å tilpasse løsningen til Atyp sine behov valgte Frend en hybrid tilnærming: tunge produksjonsfiler ligger fortsatt lokalt, mens alt annet er flyttet til Microsoft 365. Det gir rask tilgang uansett hvor man jobber, uten at kreativ prosess og produksjonstempo blir bremset.

– Dette var avgjørende for at alle fagområder skulle kunne jobbe effektivt, forteller Victoria.

Som teknologipartner håndterer Frend nå hele riggen.

– Frend forstår hele vår business. Det blir ikke fragmentert, det blir en helhet. De er vår teknologiske samarbeidspartner på alt fra drift til AI, sier Hågen.

Prosjektet de internt kalte "Atyp 2.0" omfatter nå:

• Microsoft 365 og skyinfrastruktur

• Drift og support

• AI-implementering

• Løpende rådgivning

AI-kompetanse for hele organisasjonen

Da grunnmuren i Microsoft 365 var på plass, kunne Atyp ta neste steg; å utforske mulighetene med generativ AI. Frend kartla hvor AI kunne gi størst effekt i byrået sine arbeidsprosesser, og gjennomførte kurs i verktøy som Copilot, GPT og Midjourney for hele organisasjonen.

– Vi ville at de skulle forstå teknologien, ikke bare bruke den. Derfor lærte vi dem å lage egne GPT-assistenter. I dag har Atyp laget over 40 slike. Det er utrolig kult å se, sier Arthur Nesse, AI-rådgiver i Frend.

Disse assistentene brukes til alt fra idéutvikling og innholdsproduksjon til effektivisering av repeterende oppgaver, og bidrar til raskere leveranser og mer tid til kjerneoppgaver.

Vil dere lykkes med Microsoft 365 og AI?

Besøk vår tjenesteside og les om hvordan vi jobber med Microsoft 365 fra A til Å.

Les også hvordan vi kan hjelpe dere å skape verdi med AI.