Vi har hjulpet mange prosjektorganisasjoner med prosjektstyring i Microsoft 365. På tvers av bransje og størrelse går de samme fem utfordringene igjen:
Disse utfordringene koster tid og skaper risiko for alt fra sikkerhetsbrudd til at ingen lenger har oversikt over egne prosjekter. Dette lar seg løse med Power Platform-prosjektstyring, uten å verken kjøpe et nytt system, eller bytte ut SharePoint og Teams. Under går vi gjennom hver utfordring, og hvordan Power Platform løser dem.
I mange organisasjoner er det den som oppretter prosjektet som bestemmer hvordan det skal se ut. Én prosjektleder lager prosjektstrukturen på sin måte, en annen på sin. Resultatet er et Microsoft 365-miljø der ingen struktur er lik, der samme jobb gjøres på nytt for hvert prosjekt, og der IT-avdelingen ikke har noen praktisk mulighet til å håndheve en standard i etterkant.
Løsningen: Prosjektlederen fyller ut et kort skjema med prosjektnavn, kunde og type. Skjemaet oppretter Teams, SharePoint, mappestruktur, kanaler og Planner likt hver gang, og prosjektnummer genereres automatisk. Standarden er bygget inn i automatiseringen og følges hver gang, av alle.
Dette problemet løste vi for Kystverket med ferdige team-maler med forkonfigurerte kanaler og dokumentmaler.
“Vår prosjektprosedyre ligger til grunn for oppsettet i Teams og Planner. Nå ligger alt til rette for bedre kontroll og enhetlig gjennomføring av prosjektene våre.”
Metadata er informasjonen som ligger bak et dokument, for eksempel kundenavn, prosjektnummer, dokumenttype og dato. Dette gjør det effektivt for mennesker og maskiner å søke og filtrere i arkivet. Informasjonen må legges inn manuelt, og derfor blir det ofte ikke gjort. Konsekvensen er dokumenter som er vanskelige eller umulig for ansatte å finne senere.
Det samme problemet rammer AI-verktøyene: Når du bruker Microsoft Copilot til å søke etter dokumenter er den avhengig av god metadata for å gi raske og presise svar. Uten metadata må Copilot gjette ut fra filnavn og innhold, akkurat som et menneske som leter manuelt gjennom mapper. Resultatet: Copilot funker ikke, uansett hvor mye opplæring de ansatte får.
Løsningen: Systemet setter metadataene automatisk ved opprettelse, og tagger nye filer ut fra hvor de lastes opp. Metadata blir et resultat av arbeidsflyten, ikke en oppgave noen må huske på. Det gir også Copilot noe å søke i fra dag én.
For Baneservice løste vi det manuelle arbeidet ved hjelp av med Frend Meta, som setter metadata automatisk ved opprettelse. Nå finner både ansatte og Copilot riktig dokument på sekunder.
“En av de store fordelene gjennom Frend Meta er at vi får metadata på dokumentene, som gjør at vi kan bruke dem videre til AI.”
Baneservice slet med manuelle prosesser og manglende oversikt over dokumenter. Nå har de kontroll på tilganger, kommer raskere i gang med prosjekter og jobber mer enhetlig på tvers av divisjonene.
Når en prosjektleder oppdaterer status i CRM, Microsoft 365 eller økonomisystemet, blir de to andre stående igjen med utdatert informasjon.
Mange vi snakker med har allerede prøvd å tette hullet selv, med en Power Automate-flyt mellom to av systemene eller en enkel Power App for registrering. Det løser ett problem, men resten av systemlandskapet er fortsatt frakoblet.
Løsningen: Vi tar utgangspunkt i det som finnes, eller bygger fra bunnen av. I stedet for enkeltflyter, kobler vi CRM, økonomisystem og alle de andre sammen i én løsning, med feilhåndtering og varsling innebygd. Dokumentasjonen gjør at den ikke er avhengig av én person videre. Når en prosjektleder oppdaterer status ett sted, oppdateres resten automatisk.
For Pareto Bank bygde vi en løsning som oppdateres daglig fra bankens datavarehus. Resultatet ble mindre dobbeltarbeid, lavere operasjonelle kostnader, bedre arbeidsflyt, og at kundeansvarlige finner informasjon på sekunder.
“Vi vokste raskt. Det som fungerte da vi var 30 ansatte, fungerte ikke lenger da vi nærmet oss 70”
Vi har hjulpet Pareto Bank med å gå fra fragmenterte systemer til én felles arbeidsflate som legger grunnlaget for videre vekst.
Tilgang gis når noen spør om det, og fjernes sjelden eller aldri. Over tid bygger dette seg opp til en tilgangsstruktur ingen egentlig har oversikt over, som i verste fall lar sensitive kundedokumenter havne hos noen som aldri skulle hatt tilgang.
Løsningen: Tilgangsreglene bestemmes én gang, ut fra rollene i prosjektet. Automatiseringen gir riktig tilgang med det samme prosjektet opprettes. Tilgang følger rollen, ikke hvem som husket å spørre.
Hos Anlegg Øst Entreprenør ga automatisert tilgangsstyring 30 prosent raskere prosjektoppstart, 1 til 2 dager spart per prosjekt.
“I vår bransje handler det om å komme raskt i gang. Når vi vinner et anbud, må vi ha alt på plass med én gang. Nå går det mye enklere.”
Sammen med Frend har Anlegg Øst Entreprenør tatt et stort steg i sin digitale utvikling. Med strategisk rådgivning og skreddersydde løsninger har de effektivisert prosjektstyring, forbedret samhandling og rigget seg for videre vekst.
Teams-listen vokser måned for måned. Ingen rydder opp, fordi arkivering krever et bevisst steg noen må ta som sjeldent blir prioritert. Etter noen år vet ingen lenger hvor mange aktive prosjekter organisasjonen faktisk har, eller hvordan de går.
Løsningen: Hvert prosjekt havner automatisk i en felles prosjektliste med søk, filtrering og statusoppdatering med det samme det opprettes. Når et prosjekt avsluttes, arkiveres det automatisk, uten at noen må huske å gjøre det manuelt.
For Anlegg Øst Entreprenør bygde vi nettopp dette med Frend Meta.
“Frend Meta har gjort det enkelt å holde styr på prosjekter, fra oppstart til arkivering. Vi har full kontroll på hva som skjer i alle faser.”
En applikasjon bygget i Microsoft Power Platform som effektiviserer prosjekter, gjør det enklere å finne filer og reduserer menneskelige feil.
Alle fem utfordringene har én ting til felles: de oppstår fordi man er avhengig av at et menneske husker å gjøre en manuell oppgave, og blir dyrere jo flere prosjekter dere har. Det som fungerer for ti prosjekter, bryter sammen ved femti. Flere feil fører til flere kvelder brukt på opprydning, og prosjektledere som bruker dyrebar tid på administrasjon i stedet for prosjektet selv.
Automatisering i Power Platform snur dette. Prosjektledere trenger ikke bygge prosjektet fra scratch, for standarden er allerede definert. Informasjon oppdateres ett sted, i stedet for to, tre, eller fler. Dokumenter dukker opp når både mennesker og AI søker etter dem. Tilgangslisten stemmer med hvem som faktisk jobber på prosjektet i dag, og tåler et blikk fra sikkerhetsansvarlig eller revisor.
Vi har hjulpet hunderevis av bedrifter med å effektivisere prosjektstyringen i Microsoft 365. Ta kontakt med en av oss nedenfor, så tar vi en prat.
Ring en Frend, eller fyll ut kontaktskjema. Vi gleder oss til å høre fra deg!
Lora Temelkova
Leder for AI, app og automasjon
Kristoffer Skar
Teamleder og rådgiver
Henrik Ruud
Strategisk leder og rådgiver
