Slik fikk vi Norges største jernbaneentreprenør på skinner med Microsoft 365

Skymigrering skapte merarbeid

Baneservice er Norges største jernbaneentreprenør, med 700 ansatte og omtrent 2,5 milliarder i omsetning.

Selv om Baneservice er statlig eid, driftes selskapet i praksis som en privat bedrift og må konkurrere om oppdrag på lik linje med andre private aktører.

– Vi jobber mye med anbud, tilbud og prosjekter, hvor vi også må ha kontroll på alle underleverandører. Det betyr at vi må være konkurransedyktige i alt vi gjør, forteller Bjørn Bjune, direktør for produkt og utvikling i Baneservice.

Etter en mislykket migrering fra filserver til SharePoint ble mye av arbeidet rundt prosjekter og tilbud mer krevende enn nødvendig.

Gamle mappestrukturer ble kopiert videre. Tilganger ble satt manuelt. Det manglet en enhetlig måte å jobbe på i SharePoint og Teams, på tvers av divisjonene. På toppen av dette måtte IT involveres i mye manuelt arbeid.

“Vi satt igjen med en halvferdig løsning, som vi ikke var fornøyd med, og som skapte mye trøbbel for oss.”

Bjørn BjuneDirektør for Produkt og Utvikling i Baneservice

Først fikk vi grunnmuren på plass

For å rydde opp, tok Baneservice kontakt med Frend. Første steg var å få kontroll på grunnmuren i Microsoft 365:

• Hvilke verktøy skal brukes til hva? Hvordan skal de brukes?
• Hvordan skal tilgangene styres?
• Hvordan skal man jobbe godt og sikkert med eksterne?

Et godt Microsoft 365-miljø er bygget opp som et hus over flere etasjer.

Derfor har vi utviklet rammeverket 365 Huset, som er vår beste praksis for å rydde opp og skape sømløs samhandling.

Først trenger du en solid grunnmur med en gjennomtenkt arkitektur og sikkerhet i bunn. Uten dette på plass, ramler fort huset sammen.

Derfra er veien kort til toppetasjen hvor AI, apper og automatisering frigjør kapasitet og skaper konkurransefortrinn.

Men det hjelper ikke å ha de beste verktøyene og løsningene om ingen bruker dem. Derfor har du gjennom alle etasjene bærebjelken som holder huset oppe: mennesker, endring og adopsjon.

En viktig del av jobben var å ta hensyn til at divisjonene i Baneservice har ulike behov. Vi gikk derfor gjennom én divisjon av gangen. Samtidig som vi sørget for en felles struktur på tvers av selskapet.

Med dette rammeverket fikk Baneservice en sikker og topp moderne plattform for effektiv kommunikasjon og sømløs samhandling.

Raskere oppstart av tilbud og prosjekter med Frend Meta

Med grunnmuren på plass kunne Baneservice automatisere mye av arbeidet som tidligere ble gjort manuelt.

Hver gang de skulle opprette et nytt tilbud eller prosjekt, måtte de gjøre jobben med å få på plass riktige områder, mapper, tilganger og dokumentstrukturer. Dette løste vi med Frend Meta.

Frend Meta er en applikasjon vi har bygget i Microsoft Power Platform. Appen effektiviserer prosjekter og tilbud, og sikrer god kontekst for filer og dokumenter.

Når et nytt tilbud eller prosjekt opprettes, genererer Frend Meta automatisk SharePoint- og Teams-områder. Det innebærer fast mappestruktur, relevante metadata og riktige tilganger basert på maler og roller.

Løsningen gir også bedre oversikt over pågående og tidligere tilbud og prosjekter.

Når et tilbud eller prosjekt er ferdig, kan det arkiveres på en strukturert måte. Det gjør erfaringer, dokumentasjon og tidligere tilbud enklere å finne igjen og bruke videre.

– Nå har vi full kontroll

Målet var å lage en løsning som gjorde det enklere å jobbe riktig. Vi skulle redusere manuelt arbeid og skape mer kontroll fra start.

Resultatet er at Baneservice har mer kontroll over dokumenter og arbeidsflyter, en enhetlig måte å jobbe på tvers av divisjoner og lavere risiko for utilsiktet deling til eksterne.

Dette har Baneservice fått på plass:

• Automatisk prosjektopprettelse
• Tilganger som settes automatisk
• Felles mal på tvers av divisjoner
• Gjenkjennbar struktur i SharePoint og Teams i hele Baneservice
• Metadata og kontekst klar for AI-bruk
• Styrket informasjonssikkerhet
• Kompetanseløft for å sikre at de ansatte utnytter mulighetene i M365

Resultatet: Oppstart av prosjekter og tilbud har gått fra å kunne ta flere uker – til å være i gang på minutter.

“Vi var i en situasjon hvor det var veldig kaotisk og vanskelig å ha oversikt. Nå har vi full kontroll på hvem som har tilgang på hva.”

Bjørn BjuneDirektør for Produkt og Utvikling i Baneservice

Gode rådgivere

Bjune er tydelig på at det gode samarbeidet har vært avgjørende for resultatet.

– Frend forstod bransjen vår, ga gode råd underveis og hjalp oss å bygge egen bestillerkompetanse. Vi har hatt et veldig godt samarbeid, og dersom vi får kommende utfordringer eller utviklingsmuligheter, er Frend en naturlig plass å gå, sier han.

Joachim Scheele Rådstoga, forretningsutvikler i Baneservice, kommer med de samme skussmålene, og satte spesielt pris på det helhetlige fokuset til Frend:

– De hadde et veldig fint helhetsperspektiv, og spesielt fokuset på opplæring satte jeg stor pris på. De leverte også både på budsjett og tid, som er meget bra og imponerende, sier Rådstoga.

“Frend er ekstremt hyggelige folk, imøtekommende, og svarer raskt og profesjonelt. Rett og slett en herlig gjeng å jobbe med.”

Joachim Scheele RådstogaForretningsutvikler i Baneservice

Godt rigget for AI

Med bedre struktur i SharePoint og Teams har ikke Baneservice bare fått bedre kontroll på dokumenter, tilganger og samhandling.

De har også lagt grunnlaget for neste steg, som er å ta i bruk AI, automasjon og bedre arbeidsflyt.

– En av de store fordelene gjennom Frend Meta er at vi får metadata på dokumentene, som gjør at vi kan bruke dem videre til AI. Vi har satt oss i en posisjon hvor vi er mye mer rigget for det, sier Bjune.