Bruker dere timevis på å lete etter filer i Sharepoint og Teams? Det er ofte rotårsaken til en rekke følgefeil som fort blir kostbare for bedrifter. Ta Kaospulsen og finn ut hvor dere bør starte for å rydde opp.
“Jeg finner ikke det jeg søker på”. “Alle gjør det på sin egen måte”. “Det er så mange kanaler”. “Det er rett og slett kaos i Sharepoint og Teams hos oss”.
Kjenner du deg igjen, helt eller delvis?
En undersøkelse viser at kunnskapsarbeidere bruker nesten to timer hver dag på å lete etter informasjon. Det tilsvarer omtrent:
Multiplisert med antall ansatte blir dette raskt en av de største skjulte kostnadene i virksomheten. Og kostnaden stopper ikke der: ruller dere ut Copilot oppå et rotete fundament, betaler dere lisenskostnad for noe som ikke funker. Årsaken er at Copilot leter i det samme informasjonsgrunnlaget som dere selv sliter med å navigere i, og derfor ikke har bedre forutsetninger for å finne riktig informasjon.
Vi har hjulpet mange bedrifter med å gå fra kaos til kontroll i SharePoint, Teams og Microsoft 365 ved hjelp av 365 Huset, vår beste praksis for å bygge en velfungerende digital arbeidsplass i Microsoft 365. Med disse erfaringene i bakhånd har vi utviklet Kaospulsen, en selvtest for å finne ut hvordan det står til med grunnmuren i plattformen. Kaospulsen er basert på huset: hvilken score du får sier noe om hvilken etasje du befinner deg i, og hvor du bør bevege deg videre.
Grunnmuren i huset består av arkitektur og sikkerhet. Det inkluderer hvilke verktøy som brukes til hva, hvordan data er strukturert og hvordan tilganger styres.
Over grunnmuren ligger arbeidsflyten, som handler om å etablere felles måter å samarbeide, kommunisere og håndtere gjentakende arbeid på.
På toppen ligger AI, apper og automatisering, som Copilot og skreddersydde løsninger. De er avhengige av alt som ligger under: AI henter svarene sine fra dataene i arkitekturen, begrenses av tilgangsstyring og leverer best når arbeidsflyten allerede er ryddig.
Gjennom alle etasjene står mennesker og endring som bærebjelken. Uten mennesker som faktisk bruker teknologien, spiller det ingen rolle hvor godt huset er bygget.
Kaospulsen tar for seg sju sentrale vaner i Microsoft 365-hverdagen. Fyll inn hvorvidt du kjenner deg igjen i følgende påstander på en skala fra 1-5, hvor 1 tilsvarer “Aldri” og 5 tilsvarer “Hver dag”:
Når alle påstander er tatt stilling til, legger du sammen poengsummen din.
Scoren sier noe om hvilken etasje i 365 Huset dere bør ta tak i først: om dere er klare for AI, app og automasjon, eller om dere har en jobb å gjøre med grunnmuren først.
Nedenfor går vi gjennom hva resultatet betyr, typiske symptomer, og hva som er neste steg for dere.
Det hører til sjeldenhetene at dere opplever hverdagen i Microsoft 365 som kaotisk. Filene ligger der de skal, versjonskontroll er på plass, og informasjonen er lett å finne igjen. Team jobber på samme måte, varsler holdes i sjakk, og møter og beskjeder havner der de skal. Dette er tegn på at arkitektur, sikkerhet og arbeidsflyt i Microsoft fungerer; grunnmuren og etasjene over står støtt.
Med dette utgangspunktet er dere klare for å effektivisere og skape fortrinn med AI, app og automasjon. Nå handler det om å velge riktig verktøy til riktig behov: brede assistenter for varierte oppgaver, automatiserte flyter for det som gjentar seg, og spisse agenter der dere har mest å hente.
Neste steg:
I løpet av ett år har mediebyrået Atyp transformert sin digitale arbeidshverdag. Med Frend som partner har de gått fra fragmenterte systemer til sømløs samhandling, og økt kapasiteten med opptil 40%.
I denne kategorien er fundamentet på plass, men arbeidsflyten halter. Verktøyene er der, men alle bruker dem på hver sin måte: ett team dokumenterer i Teams, et annet i e-post. Noen får varsler om alt, andre ingenting. Sikkerheten er på stell, men det oppleves mer som flaks enn styring. Alt dette skaper unødvendig friksjon, selv om ingenting er kritisk galt.
Dette er typisk for virksomheter der grunnmuren stort sett er satt, men som lider av voksesmerter og fragmentering. Individuelle arbeidsflyter kan fungere i mindre team, men når organisasjonen vokser eller endrer seg, bør en felles retning styre hvordan dere jobber. Derfor bør deres viktigste fokus fremover være å sette tydelige kjøreregler for hvordan dere produserer, jobber sammen i team og snakker sammen på tvers av hele selskapet.
Neste steg:
Da Workplace ble lagt ned, måtte Handelshøyskolen BI finne en erstatning. Med vår hjelp tok de i bruk Viva Engage som passet perfekt inn i Microsoft-riggen.
I denne kategorien er grunnmuren fraværende. Ansatte jobber stort sett på hver sin måte, i hvert sitt system. Dere leter etter filer dere vet finnes, er usikre på hvilken versjon som er riktig, og den store mengden varsler er “bare noe man må leve med”. Sikkerhet er valgfritt, og gamle gjestebrukere og glemte Teams-områder ligger og samler støv.
Dette koster mer enn dere tror. Uten et definert fundament er det stor fare for at dobbeltarbeid blir en fast del av hverdagen, at investeringene i AI blir bortkastede penger, og at sensitiv informasjon havner på avveie. Her bør dere starte helt nederst i 365 Huset, med arkitektur og sikkerhet, før dere kan tenke på arbeidsflyt og AI. Årsaken er enkel: Kaotisk data gir kaotiske rammer og dårlige svar.
Neste steg:
Diakonissehuset Lovisenberg har modernisert arbeidsdagen for alle ansatte. Vi har hjulpet de med å etablere en topp moderne Microsoft 365-plattform med ny struktur, forbedret samhandling, og en grunnmur for videre digitalisering.
En ryddig grunnmur med godt datagrunnlag er en forutsetning for å maksimere forretningsverdien av AI-verktøy. Med samme prompt kan Copilot gi stor variasjon i svar basert på om grunnlaget er på plass eller ikke.
Vi testet dette selv med vår eksempel-prompt:
“Jeg skal i møte med kunden Nimbus Energi i morgen. Lag en oppsummering av alt som er relevant for meg å vite om kunden. Inkluder status på prosjekter, åpne saker, tidligere beslutninger, risikoer og neste steg.”
I kaos-scenarioet finner ikke Copilot pålitelig informasjon om Nimbus Energi i Teams, Sharepoint eller personlige mapper. Uten kanalstrategi og konsekvent metadata vet den ikke hvilken versjon som er riktig, og uten ryddig tilgangsstyring når den ikke frem til informasjon som ligger bak feil eller manglende tilganger. Den kan dermed ikke bekrefte status, beslutninger eller neste steg. Resultatet blir mer tid på leting og verifisering, usikkert beslutningsgrunnlag og redusert tillit til AI.
I kontroll-scenarioet er grunnmuren i 365 Huset på plass, med én primær arbeidsflate for Nimbus Energi med prosjektområde, møtereferater og styringsdokumentasjon. Da kan Copilot svare på alt prompten spør om. I tillegg betyr det at ansatte får rask tilgang til relevant innsikt, presise svar med oppdatert informasjon og bedre beslutningsgrunnlag. Med andre ord blir Copilot en bidragsyter i ansattes hverdag, og bedriften slipper å betale for timene ansatte bruker på å lete etter informasjon de allerede har.
365 Huset er bygget på det vi har lært av å rydde opp hos andre bedrifter. Ta kontakt med en av oss, så ser vi på hvordan vi gjør det samme for dere.
Ring en Frend, eller fyll ut kontaktskjema. Vi gleder oss til å høre fra deg!
Sondre Brekke
Leder for digital arbeidsplass
Martin Fossedal Bjørnstad
Daglig leder og rådgiver
Rikke Holand Dybvig
Teamleder og rådgiver
