Berg-Hansen

Fra server til sky: 75% færre filer og sømløs samhandling

Fra server til sky: 75% færre filer og sømløs samhandling

Verktøy

  • Microsoft 365

  • Sharepoint

  • Teams

  • Frend Meta

  • Microsoft Copilot

Resultat

  • 75% færre filer

  • Kontroll i filstruktur

  • Sømløst samarbeid

  • Bedre tilgangsstyring og sikkerhet

  • Modernisert arbeidsflyt

  • Klargjort for AI

Fra server til sky: 75% færre filer og sømløs samhandling

Berg-Hansen, Norges største agent for jobbreiser, møter og arrangementer, har modernisert sin infrastruktur ved å flytte til en skybasert plattform.

Med over 400 ansatte fordelt på 23 kontorer og 9 franchiser, har Berg-Hansen vært en ledende aktør i nesten 150 år. For å bli mer effektive og sikre bedre samhandling, innså de behovet for å forbedre sine arbeidsmetoder.

De tok kontakt med Frend, som hjalp dem med å gå fra gamle servere til en moderne skybasert plattform, klar for å ta i bruk fremtidens teknologier som AI og Copilot.

‘ Det var viktig for oss å ha en samarbeidspartner som kunne kjøre hele prosjektet fra A til Å, og det er det Frend har gjort for oss.  ’

Irene Sandersen, Produktspesialist i Berg-Hansen

Gammeldags infrastruktur

Berg-Hansen hadde i flere tiår brukt et serverbasert system, som gjorde det vanskelig å samarbeide effektivt på tvers av 23 kontorer, hvor alle brukte serverne forskjellig.

Dette systemet gjorde det utfordrende å finne riktig versjon av dokumenter, førte til mange identiske filer lagret på ulike områder av serverne, og gjorde det vanskelig å administrere tilgang utenfor etablerte team.

Mangelen på sentraliserte retningslinjer og varierende kompetansenivå i organisasjonen gjorde situasjonen enda mer utfordrende. De ønsket en fremtidsrettet plattform som kunne tilrettelegge for moderne arbeidsmetoder og ny teknologi.

Overgang til skybasert løsning med Sharepoint og Teams

Berg-Hansen slet, som flere av våre andre kunder, med samarbeids- og produktivitetsproblemer i Microsoft 365, spesielt med Sharepoint og Teams.

Derfor benyttet vi "365 Huset", vår beste praksis for Microsoft 365, for å identifisere og løse disse utfordringene, og migrere til en skybasert løsning.

365 Huset

365 Huset beskriver rotårsakene til typiske utfordringer og beste praksis for moderne samhandling og produktivitet i Microsoft 365.

  Se video om 365 Huset

Vi startet med en omfattende kartlegging av dagens situasjon og behovene til de ulike lokasjonene og franchisene.

Prosjektet ble delt opp i mindre faser for å sikre grundig opplæring og tilpasning:

1. Kartlegging: En detaljert analyse av alle servere og filstrukturer ble gjennomført.

2. Teknisk oppsett: En struktur ble satt opp i Sharepoint og Teams som samlet alle dokumenter og kommunikasjon på en plattform.

3. Opplæring: Alle ansatte fikk grundig opplæring i bruk av de nye verktøyene, tilpasset deres kompetansenivå.

4. Oppfølging: Regelmessig dialog og støtte sikret en sømløs overgang.

– Det var viktig for oss å gi alle den nødvendige opplæringen i bruken av de nye verktøyene for å sikre at alle ansatte følte seg trygge og komfortable med endringene, og for å sikre en sømløs overgang, sier Victoria Simensen, prosjektleder og konsulent i Frend.

‘ Frend har hatt jevnlig og god dialog med flere ansatte i organisasjonen over tid, noe som har vært avgjørende for at vi har lykkes med denne implementeringen.  ’

Irene Sandersen, Produktspesialist i Berg-Hansen

Sømløs samhandling og økt effektivitet

Med hjelp fra Frend har Berg-Hansen modernisert arbeidsmetodikken sin. Irene fra Berg-Hansen forteller om de store forbedringene:

– Det har blitt mye enklere å finne dokumenter, og samarbeidet på tvers av lokasjoner har blitt mye bedre. Vi har nå bedre tilgangsstyring og sikkerhet, og vi er godt forberedt for fremtidens arbeidsmetoder med muligheten for å implementere generativ AI og Copilot, som vi allerede har startet å teste.

Victoria er fornøyd med de positive endringene som Berg-Hansen har opplevd gjennom samarbeidet;

Det er fantastisk å se hvordan våre kunder opplever enklere hverdag og mestrer verktøy de kanskje ikke var så kjent med før. Kommunikasjon og samhandling i bedriften har blitt vesentlig forbedret. Dette er et godt eksempel på hvordan moderne teknologi kan transformere arbeidsmetoder og øke effektiviteten på tvers av organisasjonen.

Resultater

  • Effektivisering: Berg-Hansen reduserte antall filer med 75 %, noe som har minsket kaoset i filstrukturen betydelig.

  • Forbedret samarbeid: Alle dokumenter er nå tilgjengelige i Teams, noe som gjør det lettere for ansatte å jobbe på tvers av lokasjoner.

  • Bedre tilgangsstyring og sikkerhet: IT-avdelingen har nå mer kontroll over dokumenttilganger og sikkerhet.

  • Moderne arbeidsmetode: Overgangen til skybasert lagring har lagt til rette for bruk av generativ AI og Copilot i fremtiden, noe som vil effektivisere arbeidsprosesser i enda større grad.

Dette samarbeidet er et eksempel på hvordan moderne teknologi gjør jobbhverdagen enklere og holder bedrifter konkurransedyktige. Og ikke minst, det gjør Berg-Hansen mer tiltrekkende for unge talenter som verdsetter effektivitet og ny teknologi.

Peter Skole Jakobsen og Irene Sandersen fra Berg-Hansen og Victoria Simensen fra Frend
Ønsker dere også å bli rustet for fremtiden?

Lær hvordan du oppnår effektiv kommunikasjon, sømløs samhandling og moderne produktivitet i Microsoft 365.

  Se video
Bilde av person

Let's be Frends!

Magnus Mysen Holm

Leder for Digital Workplace

913 97 895

magnus@frend.no