«IT skal bare virke»: Slik hjalp vi Kelvin med å få kontroll på IT-drift og sikkerhet

Vekst krevde bedre løsninger

Kelvin har levert kjøle- og fryseanlegg og varmepumper i hele Norge i over 30 år. 80% av virksomheten er rettet mot dagligvarebransjen.

I mange år hadde Jørgen Skrikestad, avdelingsleder for service og deleier, ansvaret for IT selv – ved siden av alle andre oppgaver.

– Kelvin har vært en vekstbedrift i mange år. Vi har bygd stein på stein, og lenge hadde jeg ansvar for IT. Det gikk kanskje fint da vi var åtte-ni personer. Til slutt kom vi til et punkt der vi måtte gjøre dette mer profesjonelt, sier Skrikestad.

Avgjørelsen var også strategisk. Konkurransen i bransjen er hard, og Kelvin må levere mer uten bare å ansette flere.

– Da må vi være mer effektive. Vi må løse nye oppgaver og gjøre mer. Her er IT-verktøy det viktigste for utviklingen vår nå, sier han.

Behov for et løft

Et av grepene Kelvin gjorde, var å ansette Erlend Sommer. Da han tok over som IT-ansvarlig, så han raskt at selskapet trengte et løft. Lagring og SharePoint skapte trøbbel, og noe så enkelt som å bestille en ny PC kunne ta tre uker uten at noen visste hvorfor.

IT-sikkerheten var likevel det viktigste:

– Vi måtte ta grep for ikke å miste data, for ikke å bli hacket, eller for at folk ikke skal trykke på en phishing-e-post, sier Sommer, som er Tech Lead i Kelvin.

Samtidig har trusselbildet endret seg med AI. Sommer ville ha en partner som følger med i tiden og tar truslene på alvor. Valget falt på oss i Frend.

“Vi ønsket oss en partner som kunne være med på endringsreisen vår, ikke bare holde lyset på. Det er lett å love, vanskeligere å levere. Frend har levert fra dag én, og det merkes på hele organisasjonen.”

Erlend SommerTech Lead i Kelvin

Sikkerhet: Serveren ut av kontoret

Vi startet med å kartlegge systemene og sikkerheten, og ga Kelvin en prioritert liste over tiltak. Vi utarbeidet blant annet en beredskapsplan for hva Kelvin skal gjøre hvis et sikkerhetsbrudd skjer.

Den lokale serveren er nå faset ut. Alle PC-er og mobiler styres sentralt, og maskinene har skybasert virusbeskyttelse som vi overvåker. Begge kontorene deres, i Sandvika og Brumunddal, har fått nytt nettverk, og e-posten er sikret mot forfalskning.

“Jeg sa til Frend at jeg ville ha IT som bare virker. Men det er sannhet med modifikasjoner, for jeg vil også ha et firma som tar sikkerheten på alvor. Det føler jeg Frend gjør.”

Erlend SommerTech Lead i Kelvin

Vi har faste møter der vi går gjennom hvor Kelvin står, og hvor de bør være. Vi vurderer sikkerheten og foreslår konkrete tiltak. I tillegg går vi hver måned gjennom tilganger, e-post, nettverk og backup.

Noe kan vi fikse selv, og noe krever en beslutning fra Kelvin. Vi kommer med anbefalingene, mens Kelvin prioriterer.

– Jeg får tydelige handlingspunkter. Noen ting sier jeg blir for dyrt nå, andre går vi for med en gang, sier Sommer.

Effektivitet: Mindre tid på IT, mer tid på jobben

Målet er at de ansatte ikke skal måtte bruke mer tid på IT enn de trenger, og når det først oppstår problemer, skal hjelpen være nær.

– Det skal være enkelt å vite hvem de skal ringe, og hjelpen skal komme raskt, slik at vi får løst problemet med en gang, sier Sommer.

I dag ringer de ansatte oss direkte i stedet for å gå via ham. Nye maskiner kommer ferdig satt opp.

– Når vi får en maskin nå, er det bare å skru den på. Da er den installert med alt folk trenger. Det er ikke en heldagsjobb lenger, sier Sommer.

Arbeidsflyt: Fra drift til digitalisering

Vi leverer alt fra nettverk og maskinvare til IT-systemer og support hos Kelvin. Fordi driftsteamet jobber side om side med vårt AI- og digitaliseringsmiljø, kan Kelvin trekke på mer enn bare drift.

“Når vi ser at noe kan løses på en større eller annerledes måte, kobler vi på ekspertene våre. Det frigjør kapasiteten til Kelvins ansatte, slik at de kan bruke mer tid på å levere verdi til kundene sine.”

Kristian NygårdLeder for IT-drift og support i Frend

Et eksempel er Kelvins egen arbeidsplattform for service og ettermarked. I stedet for å tilpasse seg et ferdig system, valgte Kelvin å bygge en skreddersydd løsning rundt måten de faktisk jobber på.

Sommer kom med ideen og har selv bygget backend. Da han trengte flere hender og noen å sparre med, bidro vi med UX-design og frontendutvikling. Vi leverer nå fast utviklerkapasitet, slik at plattformen kan bygges ut steg for steg, og AI-teamet vårt har bidratt med råd og implementering av AI-funksjonene.

– Vi begynte med en plattform der våre igangkjørere skriver digitale sjekklister. Så la vi AI på toppen, som oppsummerer hva vi trenger å se på. AI-en leser også innkommende fakturaer, foreslår våre priser og lager et eget vedlegg om hva som er gjort i butikken, sier Sommer.

For Kelvin er dette bare begynnelsen:

“Jeg tror fremtiden kommer til å bli fryktelig spennende. Vi skal gjøre mye gøy på digitalisering, på IT og på arbeidsprosessene våre. Det er veldig hyggelig å ha med seg Frend på dette.”

Jørgen SkrikestadAvdelingsleder for service og deleier i Kelvin